Откройте свой Мир!

БИЗНЕС-ПЛАН ДЛЯ ОТКРЫТИЯ НОВОГО БИЗНЕСА

ГОТОВЫЕ БИЗНЕС-ПЛАНЫ.

Бизнес-план ТЕПЛИЦЫ

Бизнес-план ПЕКАРНИ

Бизнес-план компании ПО ПЕРЕВОЗКЕ ГРУЗОВ

Бизнес-план для ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ПРОИЗВОДСТВА МЕБЕЛИ

Бизнес-план АТЕЛЬЕ

Бизнес-план ПРОДУКТОВОГО МАГАЗИНА

Бизнес-план ТУРИСТИЧЕСКОЙ ФИРМЫ

Бизнес-план по ПРОИЗВОДСТВУ И ПРОДАЖЕ ПЛАСТИКОВЫХ ОКОН

Бизнес-план ЛОМБАРДА

БИЗНЕС-ПЛАН СЛУЖБЫ ТАКСИ

БИЗНЕС-ПЛАН АВТОСТОЯНКИ

БИЗНЕС-ПЛАН АВТОСЕРВИСА

ГОСТИНИЧНЫЙ БИЗНЕС. Бизнес-план.

БИЗНЕС-ПЛАН для САЛОНА КРАСОТЫ

БИЗНЕС-ПЛАН для РЕСТОРАНА

БИЗНЕС-ПЛАН для КАФЕ

Договор.

Общая часть.

Нужен ли договор, чтобы осуществить куплю-продажу какой-нибудь разовой мелочи при безналичной форме расчета. Счет является ОФЕРТОЙ, а действия предприятия по его оплате – АКЦЕПТОМ. Следовательно, стороны достигли соглашения о купле-продаже. Стороны находятся в договоре, даже если никакого формального договора не подписано. Мало того, он даже не является ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ, ибо не подтверждает непосредственных операций движения денег, либо товара.

А для чего же формальный договор? И какие функции он несет.

Основные функции всего три.

Первая функция - СТАТУСНОСТЬ, а именно, по какому праву сторона вступила во владение или распоряжение имуществом (имущественные отношения: авторские права, лицензии, права аренды, либо лизинга).

Вторая функция – ФРЕЙМ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ, а именно ОПИСАНИЙ и СИНХРОНИЗАЦИЙ механизмов ОФЕРТЫ и АКЦЕПТА. Ведь многие уже знают из собственного опыта, что договоры заключают одни лица, а исполняют другие. Так вот, эти «другие» должны иметь четкий РЕГЛАМЕНТ реализации ОФЕРТЫ и АКЦЕПТА. Если изготовитель гайки (пусть это будет «оферта» в нашем примере) не согласует внутренний диаметр и вид резьбы с изготовителем болта ( «акцепт»), то никакого СОТРУДНИЧЕСТВА не получится. Хотя добрая воля сторон изначальна была. И был договор.

Третья функция – как квинтэссенция первых двух – ЗАЩИТА качества активов и самих активов компании. С этой точки зрения нужно помнить следующее:

ДОКУМЕНТ НУЖЕН КОГДА «ВСЕ ПЛОХО».

Это даст ключ к пониманию того, КАК ЧИТАТЬ ДОГОВОР. Какие пункты договора и механизмы реализации ОФЕРТЫ (если продаем), либо АКЦЕПТА (если покупаем), и под каким углом рассматривать. Под углом «защиты своей позиции\активов» в случае конфликта интересов.

Понятно, что на этапе заключения договора, когда ВСЕ ДЕМОНСТРИРУЮТ ДОБРУЮ ВОЛЮ и американский «смайл» (smile) , о потенциальном конфликте как-то и не думается. Да и Опыт говорит (в большинстве случаев): все будет хорошо. Когда все нормально, документы, сопровождающие операцию, требуются ОДИН РАЗ и больше НИКОГДА НЕ НУЖНЫ.

И только когда наши интересы, как нам кажется, нарушаются: а ну-ка посмотрим, что там в договоре. А там полное «фуфло». Ибо….РЕАЛЬНЫЙ ДОГОВОР заключают РЕАЛЬНЫЕ СТОРОНЫ с РЕАЛЬНЫМ ИНТЕРЕСОМ. Только тогда есть СМЫСЛ рассматривать договор всерьез. А в современной России много пока еще «мнимых сторон сделок» - простых участников трансфертного ценообразования, либо «серой таможенной схемы». И вырабатываются привычки, и пропадает различение. И возникает «ТУФТОВОЕ ОТНОШЕНИЕ», которое потом очень трудно вывести.

Поэтому, в современной России (май 2010) в практике очень многих хозяйствующих субъектов договора суть БЕССМЫСЛЕННЫЕ "КАЛЬКИ" с образцов в сети. Поскольку сам бизнес считает, что они (договоры) нужны только для налоговой инспекции, а шире – «для отписки».

Ну а клерки, привлекаемые для оформления этих, по сути фиктивных бумаг, просто не понимают - за что браться. А главное: ЗАЧЕМ? Ибо все риски лежат за пределами конкретных расчетов между «фиктивными юридическими лицами». А это может быть 80% поставок и более. В свете сказанного, можно утверждать, что «договорная культура», взятая усреднено по всем хозяйствующим субъектам РФ, будет оставаться крайне низкой.

Следующий момент, который надо учитывать, тем, кто составляет НАСТОЯЩИЙ ДОГОВОР, состоит в том, что бухгалтеры, программисты, юристы – «внутренние враги бизнеса». «Апостолы герметических наук» (APOSTOLUS HERMETICAE SCIENTAE). «Герметические» взято в кавычки, ибо никакое это не тайное сокровенное знание, а просто, в нашем случае, оторванные от жизни.

Слишком часто они вполне «КОМПЕТЕНТНО» произносят слова «НЕВОЗМОЖНО» или «НЕЛЬЗЯ», руководствуясь своими «профессиональными» клише и отсутствием института ОППОНИРОВАНИЯ внутри компании (штатное расписание предусматривает ОДНОГО Главбуха, ОДНОГО начальника ИТ, и, во многих компаниях, ОДНОГО Юриста, или «юриста по совместительству» – финансового директора). Данный документ изначально адресован мелкому и среднему бизнесу, поэтому «такие реалии».

В данном случае сделаем акцент на юристов. В предельном отношении, юрист – не бизнесмен, а клерк. Его интересует не сделка, как таковая, а собственная правота \удобство (шире- какие-то знакомые клише и схемы, которые к данному конкретному случаю могут иметь отдаленное отношение). А ведь любая сделка есть КОМПРОМИСС, ибо имеет место столкновение двух интересов. Поэтому предложения и замечания по договору лучше доставлять ЛИЦУ, ЗАИНТЕРЕСОВАННОМУ В СДЕЛКЕ.

Но, иногда, это неэффективно в случаях, когда компания-партнер предлагает, по сути, публичную оферту, руководствуясь принципом «экономии мышления», либо ФАКТИЧЕСКИМИ ПОСТАВЛЕННЫМИ ПРОЦЕССАМИ ЛОГИСТИКИ и ТЕХРЕГЛАМЕНТАМИ (описаниями их). Крупные компании действительно имеют НАСТОЯЩИЙ ДОГОВОР, который либо явно является ПУБЛИЧНОЙ ОФЕРТОЙ (как тарифы мобильных операторов), либо «неявно», т.е. заключается с каждым контрагентом, но поменять там ничего нельзя, ибо это затронет технологию логистики крупного игрока. Такие договора надо просто ПРАВИЛЬНО ПРОЧИТАТЬ. Сам договор изменить вряд ли удастся, но можно либо внести дополнения по принципиальным пунктам, либо отметить для себя ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РИСКИ и зоны «Повышенного внимания» в своем взаимодействии с данным контрагентом. Это могут быть сроки получения груза (надо делать это оперативно, а иначе штраф). Это могут быть предельные размеры кредитных отгрузок (надо следить за балансом расчетов и графиком поступления собственных заказов).

Нельзя составить ИДЕАЛЬНЫЙ ДОГОВОР, ибо все в жизни происходит из контекста. А он все время разный, как и сама жизнь. Отличное сравнение с одеждой. Под разные обстоятельства – разные акценты. ПОЛЕЗНОСТЬ. УДОБСТВО. КОМФОРТ. Одежда защищает, но не гарантирует.

Несмотря на отсутствие (методологически исключенного) ИДЕАЛЬНОГО ДОГОВОРА, можно составить КЛЮЧ ПОНИМАНИЯ (универсальную отмычку) – ДЕШИФРАТОР тех документов, которые приходят от контрагентов в виде проформ договоров. И работа по наложения КЛЮЧА ШИФРА на сообщение-кальку не займет много времени и сил.

Кроме того, построение собственного ОПЕРАЦИОННОГО КОНТУРА компании с неизбежностью предполагает НАЛИЧИЕ ТЕХРЕГЛАМЕНТОВ работы склада, а значит ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ к механизмам ОФЕРТЫ (Клиентам) и АКЦЕПТА (Поставщикам). Об этом в основной части.

ДЕШИФРАТОР ДОГОВОРА. Что различать?

Ключ1. Базовая модель договора. Оферта и Акцепт. Их гармония.

На самом деле договор и есть оферта, ибо продавец сопровождает сделку договором. Но поскольку в любой сделке ДОЛЖЕН СОБЛЮДАТЬСЯ принцип СИММЕТРИИ, то договор предусматривает и механизм акцепта. Это – вежливость продавца.

Структурно это выглядит на уровне трех блоков:
1. Что продается;
2. Условия оплаты;
3. Переход права собственности (процедура).
4. Механизм гарантий.
ОФЕРТА (от латинского offero — предлагаю), предложение заключить гражданско-правовой договор, достаточно определённо выражающее намерение лица, то есть содержащее все существующие условия договора или порядок их определения.
По российскому законодательству оферта должна
• быть достаточно определённой (КОНКРЕТНОЙ; с максимально четким \ узким (без кривотолков) определенным контекстом);
• выражать намерение лица считать себя заключившим договор с адресатом;
• содержать все существенные условия договора (что? по чем? как?).
Различают также:
Свободная оферта — оферта, которая делается (предлагается) нескольким покупателям и используется продавцом для предварительного изучения рынка («щупальца» в новые регионы; «номинальная» \ мертвая цена Интернет-магазина, а реальные сделки проходят по более разумной\рыночной\реальной\живой цене).
Твердая оферта — оферта, которая делается (предлагается) продавцом одному возможному, потенциальному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец связан обязательством продажи. Сделка считается совершенной, если за этот срок последует акцепт покупателя. Типовой пример – резервирование товара на определенный обусловленный срок, пока «Неподтвержденная Заявка» (в терминах 1С; а попросту СЧЕТ) не получит акцепт (оплату) от Клиента.
Пункт 1 статьи 435 ГК РФ: Офертой признается адресованное одному или нескольким
конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.
ОФЕРТА «сокрыта» в таких пунктах договора как, например,:
• «Предмет договора»;
• «Срок договора»;
• «Расчеты \Условия поставки»;
• «Обязанности продавца\исполнителя»;
• «ПОКУПАТЕЛЬ\ПОЛУЧАТЕЛЬ имеет право», т.е. имеют место дополнительные (опционные) условия расширения ОФЕРТЫ потенциальным покупателем (акцептаном).
Акце́пт (лат acceptus — принятый) — ответ лица, которому адресована оферта, о её принятии. Акцепт — согласие на оплату. По российскому законодательству акцепт должен быть полным и безоговорочным (принятие предложения на иных условиях признаётся новой офертой).
Установлены также две законодательных презумпции:
• не является акцептом молчание в ответ на направление оферты, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или прежних деловых отношений сторон (молчание не является «знаком согласия»).
• считается акцептом совершение адресатом оферты в установленный для акцепта срок действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.), если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
Если извещение об отзыве акцепта поступило лицу, направившему оферту, ранее акцепта или одновременно с ним, акцепт считается не полученным.
Акце́пт (лат. acceptus — принятый):
1. согласие на заключение договора в соответствии с предложением (офертой) другой стороны;
2. в международном праве это одностороннее заявление о связанности условиями договора;
3. согласие плательщика на оплату денежных и товарных документов. Акцепт применяется при расчетах за товары, услуги и выполненные работы, при которых платеж производится с согласия (акцепта) плательщика по расчетным документам, выписанным поставщиком (используется в факторинге и аккредитивных схемах).
Обратите внимание на п.3 . Это то, что часто приходится объяснять директорам розничных магазинов, не имеющих опыта безналичных расчетов. Можно платить по товарным документам: накладным, счетам-фактурам.

Ст. 438 ГК РФ
1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.
Акцепт должен быть полным и безоговорочным (ОТВЕТ есть конкретное ДЕЙСТВИЕ – ОПЛАТА, либо оформленный ПЕРЕХОД ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ)
2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.
3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
ЕСЛИ ПОДПИСАНА НАКЛАДНАЯ НА ОТГРУЗКУ, НО ЕЩЕ НЕ ОПЛАТИЛИ – УЖЕ АКЦЕПТ.
Оферта и Акцепт (как и сам договор) действуют интегрально (неразрывно) и перетекают один в другой как цвета радуги на поверхности капельки.
Например, офертой предусмотрена 100% предоплата. Но не только это входит в оферту, но и ассортимент, цена, качество. А у Клиента такие обстоятельства, что он уговаривает отгрузить сегодня (по платежному поручению с исполнением, например). И что договор нарушен? Нет. Все по графику. Акцепт ДЕЙСТВЕННЫЙ состоялся не в форме аванса, а в форме ПЕРЕХОДА ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ТОВАР.
Математика и Логика в помощь к ЗДРАВОМУ СМЫСЛУ. А не наоборот.
АКЦЕПТ «сокрыт» в таких пунктах договора как, например:
• «Переход права собственности \Условия поставки»;
• «Обязанности покупателя\ получателя».
• «ПРОДАВЕЦ\ИСПОЛНИТЕЛЬ имеет право», т.е. имеют место дополнительные (опционные) условия расширения АКЦЕПТА потенциальным продавцом (оферистом; не путать с аферистом – но суть явления нащупали).
Чтобы ПРАВИЛЬНО ОЦЕНИТЬ ОФЕРТУ от контрагента, надо различать (в ней):
• Является ли сторона, предлагающая ОФЕРТУ, плательщицей НДС (если нет – сделать ревизию выбора поставщика);
• Цены, указанные в ОФЕРТЕ, включают НДС или нет;
• Виды оплат, условия оплаты и дата зачета оплаты (в условиях кризиса «дата зачисления на счет поставщика», который держит счет в сомнительном банке – ЯВЛЯЕТСЯ ЗОНОЙ ПОВЫШЕННОГО РИСКА);
• Репутация поставщика (особенно в контексте действия Раздела 4 ГК РФ; для отраслей с проблемой «АВТОРСКОГО ПРАВА);
• Включают ли цены доставку до склада покупателя и погрузочно-разгрузочные работы;
• Технология приемки товара, гарантии, возвраты;
• Если ОФЕРТА выражена в валюте, наценка на риски и пороговые курсы;
• Готовность Вашего склада и Вашей логистики выполнить условия оферты (если Вы принимаете товар);
• Для сложных капиталоемких затрат: этапность оплат и приемки работ.
КЛЮЧ2. Конкретность.
Это же Ваше любимое, господа (к мелкому и среднему бизнесу обращаюсь). Конкретность суживает арбитражную практику.
ЛЮБОЙ СУД ВЫИГРЫВАЕТСЯ ЗА 10 МИНУТ ПРИ ПРЕДЪЯВЛЕНИИ ПРЯМЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ. Собственно, именно столько времени требуется, чтобы их предъявить.
Максимально точными фразами обозначайте ОФЕРТУ и АКЦЕПТ. Таким образом, Вы сузите контекст до однозначности трактовок обстоятельств.
Практические примеры:
Не «договор поставки», а «ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ» (если со склада в Москве), или «ДОГОВОР КОМИССИОННОЙ КУПЛИ-ПРОДАЖИ».
Не «в кратчайшее время», а «в течение двух часов \ пяти дней…(от контекста). Для «поднятия» сервера двух часов должно хватать, а для исправлений повреждений кабеля (речь идет о телекоммуникационном сервисе) и 5 дней могут быть «кратчайшими сроками».
Не «лучшие специалисты», а «дипломированные по такой-то специальности, аттестованные под конкретный процесс, с непрерывным __-летним стажем работы по указанной специальности».
НЕ БОЙТЕСЬ «ВЫКИДЫВАТЬ» НИЧЕГО НЕ ЗНАЧАЩИЕ (по контексту договора) ПУНКТЫ, АБЗАЦЫ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ЧАСТИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ, либо просите их объяснить КОНКРЕТНО: как они влияют на суть оферты или акцепта.
Частенько объяснения бывают такие:»А почему бы и нет, они же не мешают», или «так просит \привык тот-то и тот-то». А еще чаще, это БЕССМЫСЛЕННЫЕ ОСТАТКИ («белый шум») «кальки из ИНТЕРНЕТА», о которой говорилось во вводной части.
Все в жизни происходит из контекста. И суд выстраивает свой контекст понимания ситуации в рамках судебного расследования. И посмотрите, с позиции НОВОГО ВИДЕНИЯ, на работу адвокатов: это, по сути, умение ВЫСТРАИВАТЬ КОНТЕКСТ ПОНИМАНИЯ\ВИДЕНИЯ СИТУАЦИИ при отсутствии ПРЯМЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ.
Не надо давать им много работы. И не отдавайте свои шансы.
Ключ 3. Превалирование Общего над Частным. Доктринальность
Более общие Законы (Кодексы) превалируют над отраслевыми\специализированными в случае противоречий последних с общими.
Не надо в описание ОФЕРТЫ и АКЦЕПТА включать ссылки на действующее законодательство. Оно может меняться (сонастраиваться) вместе с жизнью. Может смениться нумерация и смысл статей.
Это избавит и от многословия, и от ошибок. Например, если бы обе компании были Московские, то раздел «Арбитраж» можно было бы убрать вообще. Все- «автоматом», «все включено» по умолчанию.
На случай, если в «кальку» Вам попал кусок контракта, который поставщик назвал «договор поставки», Стокгольмский суд и Венская конвенция действуют только для международных договоров. Об этом дополнительно будет в п.4.
Венская конвенция распространяется только, если коммерческие предприятия находятся на территории стран, участвующих в конвенции. Есть особые случаи (lex fori, но это за форматом документа). Контракт – отдельная большая тема. Здесь не рассматривается.
ВАЖНО. Венская конвенция не применяется к договорам купли-продажи с участием потребителей, приобретающих товар для личных нужд.
Ключ 4. Шапка договора – место заключения договора – юридический домицилий.
ЮРИДИЧЕСКИЙ ДОМИЦИЛИЙ - место, указанное в контракте, судебные власти которого признаются компетентными для разрешения конфликта в случае возникновения разногласий, если специально не оговорено место разрешения споров.
Это то, что находится в следующей строчке (второй смысловой) после названия договора.
«Дата» актуальности действующего законодательства и «Место» заключения договора.
Ключ 5. Статус сторон – правоприменимость – проистекает из названия компании, включающего юридическую форму.
Например, для международных договоров купли-прожажи действуют следующие основные блоки: Венская конвенция (для стран подписавших), Римское право, Инкотермс.
Кроме международных контекстных блоков, действуют и национальные: для каждой формы предприятия есть ограничения и пределы – выход за которые делает сделку «ничтожной», т.е. не существующей в правовом поле.
Эти факторы могут развиваться в динамике. Например, цена является СУЩЕСТВЕННЫМ УСЛОВИЕМ ДОГОВОРА. Если сторона, ПРЕДЛАГАЮЩАЯ ОФЕРТУ, использует УСНО и может предложить более выгодную цену (без НДС) по сравнению с конкурентами, потеряла свой статус по причине выхода за ограничения применения УСНО, то все операции по продаже товара без НДС с этого момента (момента выхода за ограничения по объемам торговли) будут считаться НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ. НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТЬ будет касаться не перехода ПРАВА СОСБСТВЕННОСТИ и РАСЧЕТОВ, а отсутствия НДС в расчетах.
Вот будет где гранями поиграть. Продавец попытается довыставить счета по отгрузкам на сумму НДС задним числом в нарушение ОФЕРТЫ. И без его счетов-фактур НДС не взять в зачет. Решение простое. Но это за форматом документа.
Ключ 6. Авторизация.\ Полномочия
Если не Устав – то заверенная копия доверенности (обязательное условие), если Лицензия – то заверенная копия лицензии. До рассмотрения договоров. Попробуйте инспектору ГИБДД техпаспорт не показать, а давать только «голые» объяснения.
Лицензия ОБЯЗАТЕЛЬНА (к предъявлению) в случаях, когда арендодатель НАВЯЗЫВАЕТ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫЕ УСЛУГИ.
Договор, подписанный \оформленный с существенными нарушениями, ничтожен. Но, обратите внимание, на операции купли-продажи ЭТО СУЩЕСТВЕННО НЕ ВЛИЯЮТ. Просто они будут выполняться в рамках более высокого договорного права (не конкретной оферты), а уровня ГК РФ.
В чем неудобство отсутствия КОНКРЕТНОГО МЕХАНИЗМА? Клерки сторон, участвующих в сделке без ТЕХРЕГЛАМЕНТА запутаются и переругаются до ОЧЕРЕДНОГО СЛУЧАЯ Арбитражной практики. Страшного ничего нет. ВРЕМЯ БУДЕТ ПОТЕРЯНО.
Это не значит, что они не запутаются при наличии ТЕХРЕГЛАМЕНТА. Но в этом случае есть шанс разобраться самостоятельно.
Ключ 7. Симметричность.
Если предусмотрены санкции за нарушение обязательств по договору, то размер их (процент начисления), в общем случае, должен быть симметричным. Санкции – гарантии от ущерба. Не надо ими пренебрегать.
Конечно же, смысл сделки с контрагентом не в «бодании в суде». Но тем, не менее, никогда не знаете, уровень НЕБРЕЖНОСТИ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ контрагента. Это страховка.
Если Вы покупатель, санкции за КАЧЕСТВО могут быть материальными. Ибо плохое качество от поставщика, либо пролонгированные сроки поставки на его (качество) исправление, РАЗРУШАЮТ ВАШ ИМИДЖ. Но, кто, здесь в России на уровне мелкого и среднего бизнеса, думает об имидже, прогоняя товар по трансфертной \ серой цепочке (см. Введение).
Не забывайте что, если партнер систематически нарушает условия договора, нарушая сроки поставки и качество товара, то ОН УЖЕ ФАКТИЧЕСКИ ВЫШЕЛ ИЗ ДОГОВОРА,
ибо ПРАКТИКА СОТРУДНИЧЕСТВА НЕ СООТВЕТСТВУЕТ УСЛОВИЯМ ДОГОВОРА.
Ключ 8. Соразмерность.
Не играйте рисками. Когда Вы видите санкции в договоре по 0,5% в день, либо по 1% в день, за каждый день просрочки, помните, что это 180% (либо 360%) годовых. И скорее всего, эти цифры «гуляют по сети в кальках договоров» с 1998 года, когда инфляция была 210% годовых и более.
Да, Вы не собираетесь нарушать договор по срокам оплаты. И наличие\отсутствие этого пункта в договоре кажется несущественным. Но вот, по каким-то обстоятельствам (внешним и «неуправляемым») Вам заблокировали счет. Или «вылетел» банк-клиент перед «длинными праздниками». Не играйте рисками. И не игнорируйте их.
В общем случае, штрафные санкции должны быть соразмерны стоимости капитала, т.е. 10-12% годовых.
Ключ 9. Исчисление сроков.
Надо различать календарные и банковские дни. А при исчислении сроков, четко определять ВХОДИТ ЛИ ТЕКУЩИЙ ДЕНЬ (или день «очерченной границы») в исчисляемый срок.
Например:
«…гарантировать оплату в течение 5-ти банковских, начиная со дня следующего за днем получения счета. В исчисление сроков входит день оплаты. …»
«….в исчисление сроков входит ОПЕРАЦИОННЫЙ БАНКОВСКИЙ ДЕНЬ БАНКА ПОСТАВЩИКА дня оплаты….».
Первая фраза создает резерв +1 банковский день, либо коллизию с поставщиком, поскольку само платежное поручение может быть доставлено в банк поставщика внутри Обязательного срока, но за пределами Операционного дня Обязательного срока. Фактически это нарушение обязательств.
Ключ 10. Дорисованный контекст.
Пример из практики:
«…возмещает последнему убытки в размере реального ущерба…». У каждой из сторон понимание РЕАЛЬНОСТИ УЩЕРБА может быть разная. Многие включают НЕДОПОЛУЧЕННУЮ ПРИБЫЛЬ в реальный ущерб, поскольку в рутинном исполнении операций прибыль бы была. Здесь более уместно говорить о марже.
Но вот, что реально беспокоит в «реальности ущерба» - это отсутствие системности страхования в Российской практике. И часто, самого страхования как ЭЛЕМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ПРОЕКТА.
Возвращаясь к примеру. Статьи и предельные значения ущерба по ним лучше обговаривать заранее.
ИТОГО по Договору.
Реальные операции в рамках договора осуществляются по ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ, фиксирующим переход товара, либо денег. Оформление первичных документов договор НЕ ОТМЕНЯЕТ. Он дополняет. В идеальном случае – помогает, расписывая технологию оферты и акцепта ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ ВЗАИМОДЕЙСТВУЮЩИХ СТОРОН.
Это не исчерпывающий список ключей. Просто несколько готовых структур, которые могут облегчить работу с договором «случайным людям» от НЕСТРУКТУРИРОВАННОГО БИЗНЕСА, в котором не всегда ясно КТО ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ.
Главное, что нужно помнить «РАСПРЕДЕЛЯЮЩИМ ОБЯЗАННОСТИ», что
ЧЕЛОВЕК НЕ МОЖЕТ ЗАНИМАТЬСЯ ТУФТОЙ.
Не может себя заставить КОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ, ПРОНИКАТЬ В СУТЬ ВЕЩЕЙ. Если он знает, что занимается туфтой (а это значительная часть операций Российского бизнеса), то и результатом его деятельности БУДЕТ ТУФТА. Это ЗАКОН.

Особенности документооборота уровня Операций.

Введение. Амбар и Маркс. Просто о сложном.

На уровне базовой схемы всю БОЛЬШУЮ ЛОГИСТИКУ компании можно представить как амбар. Есть ПРИХОД и реестр приходных документов. И есть РАСХОД и реестр расходных документов. Не поверите, но это и есть СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЛЮБОГО БИЗНЕСА.

В эти реестры попадают 90% всех первичных документов компании: и по количеству, и по материальности.

Самой простой метод группировки однотипных документов – ХРОНОЛОГИЧЕСКИЙ. Документы (однотипные: приход, например) хранятся в одном регистре учета. В данном примере, в файле под названием «Приход ТМЦ». Если количество операций большое, либо объем документов значительный, то файлов «Приход ТМЦ» может быть несколько.
Регистры хранения формируются и ведутся на тех участках, где выполняются первичные операции ОПРИХОДОВАНИЯ и ОТГРУЗКИ товара.

Если таких участков несколько (бизнес масштабный), то файлы хранения первичных документов организуются в систему через систему индексов. Но это сложность внешняя, связанная с объемом операций, а не ВНУТРЕННЯЯ. Ибо суть операций ПРОСТА. Встречались проекты, где первичные документы по операциям склада сразу ( сразу после экспресс-аудита : каждые 10 дней) отправлялись в архив, минуя фазу централизованного хранения в бухгалтерии.

Все управление происходит через УПРАВЛЕНИЕ ИТОГАМИ реестров однотипных документов (сравнением их). Итоги по приходу (минус изменение баланса по складу) определяют СЕБЕСТОИМОСТЬ продаж. А итоги по расходу определяют ПРОДАЖИ. Разница между ними определяет ОПЕРАЦИОННУЮ МАРЖУ ЗА ПЕРИОД. Это и есть основные цифры управления.

Понятно, что реестры документов ведутся в электронном виде, и определить ИТОГ не составляет труда. В любом случае, это конечная операция, даже если ее начинать с чистого лица в момент подготовки отчетности и контроля. Тем более, что приход (по сути логистики), как процесс, представляет из себя относительно редкие и крупные поставки. Любой большой массив можно поделить на много малых частей и раздать исполнителям в офисе.

А систему «Расхода» бизнес вынужден наладить самостоятельно в силу ПРИРОДЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Чем же он тогда, вообще, управляет, если не соизмеряет отгрузки с оплатами от Клиентов?

Важнейшая Точка Организации ОПЕРАЦИОННОГО КОНТУРА – прием-заказа. Если его не делать СРАЗУ ПРАВИЛЬНО в среде учета инвентаризационных остатков, то система разваливается «автоматически» с каждым днем операций. Заказ принимают и ведут клерки - МЕНЕДЖЕРЫ по продажам. Даже если заявка от Клиента подгружается в систему автоматически, заказ надо сопровождать. Никаких бухгалтеров-клерков для оформления заказа (неподтвержденной заявки в терминах 1С) и дальнейшего копирования табличной части в накладную на отгрузку и счет-фактуру не требуется. Система сама формирует «шапку документа», включая присвоение ОЧЕРЕДНОГО ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО НОМЕРА документу, предоставляет удобство выбора контрагента из справочника (удобство для системности: название и ИНН будут одинаковыми во всех операциях данного контрагента). А в «аналитике» операции МЕНЕДЖЕР обязан разбираться самостоятельно: в конце концов, это «двадцать синих коробочек по пятьдесят рублей…».

Все операции ОПЕРАЦИОННОГО КОНТУРА выполняются в режиме ОН-ЛАЙН, ибо переход ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ происходит в режиме ОН-ЛАЙН.

Если бухгалтерия вовлечена в работу Операционного контура – значит имеет место «рисование первичных документов», и «…как можно доверить эту работу ЭТИМ ИДИОТАМ…». Я помню лица этих Главбухов с их рассуждениями. «Одним идиотам» (людям, непосредственно исполняющим операции) значит нельзя, а другим (в бухгалтерии), которые зачастую и аналитики номенклатуры разобрать не могут, …можно.
Узнали? Здесь нет названия фирмы. А подобный Опыт есть у большинства Россиян – ЛОГИСТИКОВ и МЕНЕДЖЕРОВ XXI века. Здесь «играем…нотки сложные…, обратите внимание…», здесь «рыбу заворачиваем…». УМНОСТЬ - просто наизнанку. Воистину, Страна Дураков.

Для общности сообщу и другие 4 признака ведения черных\серых операций на проекте, скрыть которые «УМНИКИ из СЕРЫХ БУХГАЛТЕРИЙ» не в состоянии, ибо МЕТА-АУДИТ («чем дальше поднимаешься, тем дальше видишь») работает над «приземленными сознаниями»:

1. Ведомость по заработной плате (уровень и рыночные пропорции окладов);
2. Валюта баланса (это не доллары или рубли, как многие «профессионалы» могли подумать, а следующее): при Уставном капитале в 10 тыс. рублей и «близкой к нулю» прибыли иметь многомиллионные кредиторские и дебиторские обязательства можно только «рисованием»;
3. Общая налоговая нагрузка (НДС, Прибыль) предприятий, рисующих отчетность, лежит в пределах 1-2%. Чаще – меньше 1%. А должна быть в пределах 5-6% (каждые 10% маржи «дают» 1,5% НДС);
4. 100% вовлеченность бухгалтерии во все операции учета: и оприходование на складе и выписка отгрузочных документов (звучит парадоксально для многих: но это верный признак «черной компании»);
5. Отсутствие ВНЯТНОЙ системы выбора бизнес-поставщиков (одни «помойки какие-то»: без доли на рынке, без ВНЯТНОЙ РЕПУТАЦИИ – а через них 80% оборота).

Следующее, что отмечаю на уровне организации Операционного контура, ВОЗВРАТ от Клиента НЕ ЕСТЬ ОБРАТНАЯ ПОКУПКА. Вы бы сами по такой цене вещь такого качества НИКОГДА БЫ НЕ КУПИЛИ. Это есть КОРРЕКЦИЯ ПРОДАЖИ. Просто продажа могла случиться в одном учетном периоде, а коррекция - в другом. В целом – баланс верный. ВСЕ КОРРЕКЦИИ В РЕЖИМЕ ОН-ЛАЙН.

ВОЗВРАТ Поставщику НЕ ЕСТЬ ОБРАТНАЯ ПРОДАЖА. Это есть КОРРЕКЦИЯ ПРЕДЫДУЩЕЙ ПОКУПКИ от Поставщика.

Свяжем простоту учета с простотой ОТЧЕТНОСТИ, а потому ….ПОДЧЕРКНЕМ ВАЖНОСТЬ учета в ОПЕРАЦИОННОМ КОНТУРЕ. Это (операции в этом контуре) и есть собственно бизнес. И если это не интересно, то и не зачем заниматься…Не получится. Ибо прежде, чем что-то получить, надо что-то отдать. А без ИНТЕРЕСА (Любви к Делу) отдать не получится.


Две основных фазы операций (и точки контроля) Операционного контура.

Вспомним политэкономию. И знаменитую формулу К.Маркса:

Д-Т-Д’
Вспомним, также о структурах, их значимости для эффективности анализа и синтеза полученной информации.

Первая часть формулы (Д-Т) есть СЕБЕСТОИМОСТЬ товара в продажах.
Вторая часть формулы (Т-Д’) есть ПРОДАЖИ.

Товар всегда продается с наценкой. Так формируется прибавочный продукт Операционного контура. Она же – валовая прибыль \ gross margin.

Вспомним отчет о Прибылях и Убытках:

ПРОДАЖИ ( Т’=Д’)
Минус СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДАЖ (Д=Т)
Валовая прибыль (gross margin)

Минус ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ (затраты контура Бизнес Администрирования в разрезе Статей затрат\Поставщиков)
Операционная прибыль

И сразу КАРТИНКА ПРОЯСНИЛАСЬ. Вот для чего мы раскладывали документы разные файлы \ коробочки ?

Однотипные документы – в однотипные коробочки. На уровне образного закрепления: «треугольные» бумажки – в «треугольные» коробочки. «Круглые» - в «круглые».

Оказывается это нужно для быстрого формирования ИТОГОВ однотипных операций. Для быстрого и эффективного управления.

Не каждый директор магазина различает «треугольные» и «круглые» бумажки, ибо поставил себе блок на Сознание: «Бухгалтерия – ТУФТА». И нечего там разбираться в сортах говна.

ТОЛЬКО КТО ЕГО НАВАЛИЛ? В контексте сказанного, можем РАЗЛИЧАТЬ, что 90% всех операций ПРОИСХОДИТ ЗА ПРЕДЕЛАМИ БУХГАЛТЕРИЙ. И, по большому счету (отличный каламбур), к бухгалтерии никакого отношения не имеющими: магазин \ павильон может находиться во множестве мест; складов может быть множество.

Но вот товар для продажи расставим на полках АККУРАТНО. ЭТО ЧАСТЬ ТЕХНОЛОГИИ ПРОДАЖ: БЫСТРО и ЭФФЕКТИВНО НАЙТИ (либо подсчитать остатки).

А документы – ЧАСТЬ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ. Работать придется с электронными реестрами. Так эффективней. Но ПРОВЕРЯТЬ и ПОДТВЕРЖДАТЬ балансы расчетов, включая расчеты с контрагентами, придется с учетом «живых» первичных документов. Без первичных документов ИНФОРМАЦИОННЫЙ КОНТУР – «ПУСТЫШКА» (ноль информации), НЕ ПОДДАЮЩАЯСЯ КОНТРОЛЮ.

Вот так Маркс «побывал в амбаре». А мы все стали ПОНИМАТЬ СУТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТА в Операционном контуре.

Особенности документооборота уровня Бизнес Администрирования.
( в конце текста размещено 5 рисунков).

- А нельзя ли все документы складывать в одну коробочку?
- Можно. Но когда придет «Контроль» все равно разложишь КАК НАДО.

А будет он приходить КАЖДЫЙ МЕСЯЦ регулярно. Так должен работать Операционный контур. Оценивать результаты необходимо регулярно. Иначе о каком КОНТРОЛЕ идет речь? О каком УПРАВЛЕНИИ?

Это не фантазия, а реальный диалог во время обучения директоров магазинов одной розничной сети. Запчасти они, видите ли, различают и хранят каждую НА СВОЕМ МЕСТЕ. Для удобства. Для эффективности. Быстро найти. Быстро заказать недостающие позиции.

А вот документы НЕ РАЗЛИЧАЕМ – «все макулатура», «все для бухгалтерии; пусть ковыряются». Но при выстроенном Операционном контуре некому там ковыряться. Нет уже никого в бухгалтерии: бизнес-администратор (он же «главбух») и клерк по платежкам (Payment Desk \ Accounts Payable) – и все. А как же Вашу работу измерить \ оценить, директора магазинов сети? Да, цифры можно взять из СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. Но без проверки\сверки с первичными документами эти цифры НИЧЕГО НЕ СТОЯТ. Это вводное. И к документообороту уровня БА, отношение не имеющее…

А вот, что имеет отношение. Документы можно хранить (организовать базовый принцип системы хранения) всего двумя способами:
Аналитическим (в разрезе контрагента);
Хронологическим (за период).

Причем, это влияет только на главный индекс БЫСТРОГО ПОИСКА. А дальше, внутри каждого раздела используется хронологический способ, ибо ВСЕ ОПЕРАЦИИ (и документы) ПРОИЗВОДЯТСЯ ВО ВРЕМЕНИ. Последовательно. От месяца к месяцу.

Бизнес управляет 4 основными потоками на уровне Админ контура, которые предопределяют структуру документооборота и являются по сути обязательными к существованию, что называется «…из песни слова не выкинешь…», а именно:
• Персонал (поток ЖИВОЙ жизненной энергии, оживляющей процессы, и Сознания, компенсирующие недочеты системы и развивающий оную: единственный гарант встроенного механизма развития);
• Денежный поток (концентрированная энергия);
• Информационный поток;
• Логистический поток, распадающийся на следующие составляющие:
- система инвентаризации (товаров\работ, включая незавершенные\услуг);
- система обслуживания персонала (аренда офиса, оборудование офиса);
- система обслуживания технологий производства и продаж (складское оборудование, сайты и т.д);
- система построения имиджа (выбор банка-партнера, рейтинговых поставщиков, страховщиков, аудиторов и т.д.).

Необходимо помнить и о встречном потоке (потоке 5) – Публичном контроле (не только Общество, но и Ваши партнеры: банки, страховые и лизинговые компании, инвесторы).

Центральным ресурсом компании является персонал. Поэтому блок учета статуса персонала является центральным (по определению, по теории, но не реальной значимости в психо-приоритетах Руководителя: где самый важный он (руководитель) и его продажи). Все операции с персоналом проводятся (ДОЛЖНЫ ПРОВОДИТСЯ) в режиме он-лайн. Никакой пакетной обработки, никаких отложенных «хвостов». Детально это описывается в соответствующей главе, там же проводится заочная дискуссия о приоритетах.

Считается, что договор с каждым сотрудником должен быть обязательно. Но совсем упускается из виду, что проходя собеседование сотрудник в обязательном порядке, исходя из ЛИЧНОГО ИНТЕРЕСА, обязательно узнает условия найма, условия труда, правила трудового распорядка, общую систему оплату и премиальную, систему оплаты больничных. Отрицать этот факт – подозревать сотрудника в недееспособности. Мало того, все Проверяющие и Судящие проходили это (формирование устного договора с работодателем) на своем Опыте.

Работодатель, со своей стороны, очень пристально рассматривает профессиональные качества сотрудника, изучает его трудовую книжку, рекомендательные письма, предлагает профессиональные тесты.

И только, когда сходятся ИНТЕРЕСЫ работодателя и сотрудника, сотрудник выходит на работу. Это и есть ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СУЩЕСТВОВАНИЯ ДОГОВОРА (ст. 67 ТК РФ, а также ст. 158,159 ГК РФ). Регулярное появление сотрудника на работе, включение его Операционный контур компании, и регулярные расчеты с ним за выполненную работу – ЕСТЬ ГАРАНТИЯ СУЩЕСТВОВАНИЯ ДОГОВОРА.

Кроме того, сама форма (письменная) трудового договора не утверждена. Поэтому из Приказа на прием, путем добавления туда нескольких строчек о том, что условия найма и труда и круг обязанностей обговорены и согласованы, можно сделать договор. Да и сам Приказ о приеме есть ФОРМАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКЛЮЧЕННОГО ДОГОВОРА.

А почему договора не заключаются? Либо заключаются формально («пустые кальки» из ИНЕТа? Очень просто. НЕВЫСТРОЕН ОПЕРАЦИОННЫЙ КОНТУР и ТЕХРЕГЛАМЕНТ взаимодействия сотрудника и компании не описать, поскольку нет ИДЕИ. А просто НАПРАВЛЕНИЕ – работать.


Все обязательные (с точки зрения здравого смысла, Мета-Аудита) операции сопровождаются документами. Поэтому каждая из ячеек структуры Документооборота имеют предопределенную систему групповых регистров учета документов, определяемых\выделяемых по типу обслуживаемых потоков. См. п.5 и п.2 . Поэтому эти документы, обуславливающие отношения\статус, переход собственности или право пользования у компании ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ БЫТЬ. Если документов, по операциям, которые обслуживают или, даже, формируют вышеупомянутые ПОТОКИ, не существует, значит Ваш бизнес существует НЕЛЕГАЛЬНО, или определенная его сторона имеет УЩЕРБ.

Если мы допускаем (на уровне модели \ принципа бизнеса), что ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОТОК является одним из основных, то ОТСУТСТВИЕ ЛИЦЕНЗИЙ НА ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ рассказывает о многом в Вашем бизнесе…И о выбранных подходах, и о степени приверженности принципам…и многом другом….

5 потоков и группа статусных документов трансформируются в 6 основных групп на уровне Бизнес Администрирования:

1. Поток ПЕРСОНАЛ - группа ПЕРСОНАЛ (1);
2. Потоки ПЕРСОНАЛ, ИНФОРМАЦИЯ, ЛОГИСТИКА - группа ИМУЩЕСТВО (2) (права, основные средства и т.д);
3. Поток ДЕНЬГИ – группы БАНК (3), КАССА (4), Авансовые отчеты (5);
4. Встречный Поток Контроля – группа ОТЧЕТНОСТЬ и НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ (6).
Необходимо упомянуть о том, что на уровне администрирования часто требуется информация, закрепленная в статусных документах: различные коды регистрации, адреса и т.д. Поэтому этот регистр имеет номер 0, т.е. номер есть, но это копии документов, которые (оригиналы которых) имеются на другом уровне (Стратегическом).

Обработка документов налогового контроля. Дополнительно к общехозяйственным документам операционного контроля, являются обязательными к применению в операциях перехода права собственности документы налогового контроля: счета-фактуры.

В общем случае (для большинства проектов мелкого и среднего бизнеса) их можно выделить в две подгруппы третьей (дополнительно к двум: 1- Операции; 2- Администрирования) группы, а именно:
3.1.Х Счета-фактуры, полученные (в хронологическом порядке по периодам учета);
3.3.Х Счета-фактуры, выданные (в хронологическом порядке по периодам учета).

Если НДС списывается (не по «кассовому методу»: все что в этом периоде случилось – в минус), то рекомендуется вести дополнительно журнал учета счетов-фактур. Итоги этого журнала (вместе с книгой покупок) будут объяснять балансовые цифры дебета по счету 19.

На их базе можно формировать журналы учета и книги Покупок и Продаж.

Необходимо отметить, что у крупных проектов, в зависимости от расположения центров регистрации \проведения операций, может быть несколько регистров накопления счетов-фактур для каждого такого центра. Но книги Покупок и Продаж могут формироваться централизованно в одном центре Обработки операций, т.к. для этих книг используются электронные монады документов (об этом говорилось в Преамбуле), зарегистрированных в системе учета проекта. Либо Объединенная Книга (если пред-описано в учетной политике и бизнес процедурах компании) будет включать самостоятельные книги обособленных подразделений. Это зависит от статуса обособленных подразделений и решений, выбранных на Стратегическом уровне.

И, что же в ИТОГЕ, по группам документов всего уровня, четко различаем следующие группы документов:

Входная группа.

2.1. Административные поставщики

Внутренняя группа.

2.2.0. Копии Уставных документов;
2.2.1. Персонал
2.2.2. Основные средства
2.2.3. Банк
2.2.4. Касса
2.2.5. Авансовые отчеты
2.2.6. Налоговая отчетность

Внешняя группа.

Здесь могла бы быть услуги сторонним организациям силами Админинстративного контура: аутсорсинг бухгалтерский, либо клерковский. Как пример.

Структурность документооборота.
(система касается только учетных документов; документов, учитывающих операции)

В основе предложенной концепции-технологии лежит Трех-уровневая модель Управления Компанией, описание которой выходит за рамки данного документа. Для общности, лишь упомянем три уровня модели:
 Стратегический, формирующий систему Цели и Средства достижения целей;
 Бизнес-Администрирования, управляющий потоками вспомогательных ресурсов;
 Операционный, создающий прибавочный продукт по каждой конкретной сделке.

В конце текста размещены 7 поясняющих рисунков.

Стратегический уровень остается за форматом данного документа. Отметим лишь, что к документам этого уровня относятся:
1. Бизнес план (инвестиционный план) и, как составляющие его, бюджеты;
2. Статусные документы (Уставные и регистрационные; лицензии), определяющие формообразование и легальность проекта, его основные права и обязанности;
3. Документы, определяющие основные параметры системы отношений с персоналом;
4. Документы, определяющие договорные отношения с принципиальными партнерами-контрагентами (иногда аренда, иногда отдельные договора с банками, эксклюзивные договора).

Эти документы определяют грани кристалла системы и являются системообразующими (по статусу) по отношению к другим документам нижних уровней. На нижних уровнях могут использоваться копии или выписки из документов Стратегического уровня.

Документы уровней Бизнес-Администрирования и Операционного.

Документы фиксируют факты хозяйственной жизни компании в режиме он-лайн, основными из которых (на уровне структуры) являются документы, фиксирующие переход права собственности\распоряжения\владения. Учет может быть только ДОКУМЕНТАРНЫМ. Документ (как основа учета) может быть только объективным, т.е. заверенным, как минимум, двумя сторонами – контрагентами операции. Отсюда можно вывести (в качестве прикладного значения) и критерий правильности выбора позиции в ситуации, когда надо подписывать протоколы. Если протокол отражает только факты: время, место, температуру и т.д., то его можно подписывать. Если протокол отражает «версию следователя», т.е. его интерпретацию фактов, то такой протокол КАТЕГОРИЧЕСКИ подписывать нельзя.

Назначение этого документа (Документооборот) – заложить СТРУКТУРУ (МОДЕЛЬ) «жизни» учетных документов в СОЗНАНИЕ Исполнителей и объяснить схему РОХ (Регистрации\Обработки\Хранения) первичных документов, указать возможные пути РАЗВИТИЯ СТРУКТУРЫ.

Это описанный ПРИНЦИП, который необходимо творчески и осознанно применять и развивать вслед за развитием практики бизнеса.

В основе СТРУКТУРЫ документооборота лежат несколько простых положений здравого смысла, а именно:

Имеется два уровня хозяйственных операций (см. Приложение).

Приложение № 1 «Катушка управления».



Приложение №2. Катушка управления- Операционный контур



На уровне Операционного контура создается прибавочный продукт и здесь находится 90% всех операций компании и, соответственно, количество создаваемых документов, и 90% суммарной материальности этих операций. Бухгалтерия не знает об этих операциях и не участвует в них (имеется в виду «здесь и сейчас»)…. Если это не так, значит у Вас не выстроен Операционный контур, а бухгалтерия (центр контура Бизнес Администрирования) является «помойкой» по статусу и по сути выполняемых операций….Операционный контур - уровень Бизнеса. Уровень – 1. Основной.

В модели документооборота это индекс 1 (в структуре нумерации файлов). Ответственные исполнители: сотрудники Операционного контура: продавцы и «логистики» (в широком толковании). Примеры операций: продажи и пополнение системы инвентаризации. Организация докуметопотока на уровне Бизнес Операций, чаще всего, является потоковой, и документы хранятся в разрезе учетного периода в хронологическом порядке.

На уровне Бизнес Администрирования выполняются операции общие для всего бизнеса, поддерживающие функционирование всего проекта, независимо от объема операций на уровне Бизнеса. Примеры: аренда, расчет заработной платы, расчеты с общехозяйственными поставщиками (телекоммуникация, канцтовары и т.д.).

Это уровень -2. Надстроечный, вспомогательный. Ответственные исполнители: авторизованные (на исполнение и контроль бюджета) сотрудники контура Бизнес Администрирования (администраторы, сотрудники IT-служб, маркетологи) и, конечно, бухгалтеры (по направлениям). Поскольку этот уровень следующий (после уровня Бизнеса), то у него порядковый номер индекса 2. Именно так и распределяется пси-энергия Руководителя. Сначала – Бизнес, а затем, по остаточному принципу,- Что там у нас в Бухгалтерии? Иногда (в особо кризисные моменты) приоритеты меняются.

На этом уровне (уровне 2) операции имеют чаще всего «штучный» персональный характер, и документы удобно хранить в разрезе аналитического учета по контрагентам. Исключение: банк, касса. На эти регистры определяющим образом влияет Операционный контур (частота операций) и требования законодательства.

Итак, ДВА УРОВНЯ «жизни» ОПЕРАЦИЙ и, как следствие, ДОКУМЕНТОВ, сопровождающих их.

Имеются три общих вида Операций и, соответственно, типов ДОКУМЕНТОВ на каждом из двух уровней, а именно:

• Входные (операции с Поставщиками);
• Внутренние (собственная хозяйственная жизнь: фазы технологических процессов);
• Выходные (операции с Клиентами).

Очень важно видеть Целостность всех операций (каждая в отдельности, в отрыве от других, бессмысленна и недолговечна). Поэтому это деление на три фазы надо оценивать более векторно (интегрально), чем дискретно.

Итак, два уровня с тремя типами документов на каждом дают СТРУКТУРУ из 6 ГРУПП ДОКУМЕНТОВ (шести ячеек \ шести сот):

2.1 Уровень Бизнес Администрирования. Входящие (пример: Админ. Поставщики – общеадминистративные расходы)
2.2 Уровень Бизнес Администрирования. Внутренние\Процессинговые
2.3. Уровень Бизнес. Администрирования. Исходящие
1.1. Уровень Бизнеса (Операций). Входящие (пример: Бизнес Поставщики – себестоимость)
1.2 Уровень Бизнеса (Операций). Внутренние\Процессинговые (возвраты и Z-отчеты ККМ)
1.3. Уровень Бизнеса (Операций). Исходящие (Клиенты)

Документы создаются и обрабатываются, и некоторое время хранятся, на рабочих местах исполнителей. А не в Бухгалтерии, как часто «сидит в голове» Руководителей и реализуется на практике. Если рабочее место исполнителя находится в Бухгалтерии, то, конечно, документ будет храниться в бухгалтерии. По большинству операций уровня Бизнес Администрирования это так и есть.

Но мы помним, что 90 % операций совершается в Операционном контуре. При эффективно выстроенном процессе они могут в бухгалтерию никогда и не попасть (зависит от объемов потока). Бухгалтерия будет работать с информационными образами документов, отраженными в системе учета.

Вопрос о том, как долго и как именно (в какой форме) документы могут храниться на рабочих местах исполнителей, мы рассмотрим далее по ходу освещения темы.

В общем случае, документ находится в зоне Оперативного доступа на время фазы Оперативного доступа (завершения технологической транзакции Регистрации операции и Первичного Контроля).

Документы должны храниться в регистрах хранения, объединенных в систему (структуру). Это краеугольный камень всей системы бизнес-процессов компании. Альтернатива – разная степень хаоса, находящая визуальное подтверждение в виде заполненных бумагами тумбочек исполнителей, столов, лотков и подоконников (как вектор – всего пространства офиса) помещений. При этом найти что-либо очень трудоемко или невозможно. Зато, очень легко (то, что люди называют «случайно»), можно найти ненужное или, даже, опасное для бизнеса.

Промежуточным звеном – упорядоченным (до зоны охвата конкретным исполнителем) Хаосом – может служить Стихийный \ Анархический порядок, когда каждый исполнитель, не имея внешней директивы, что-то сделал для удобства своих операций. У него есть некое подобие системы, но сама Система об этом не знает и не может проверить исполнителя. Не может воспользоваться результатами его труда, который оплатила. Это наиболее типичный случай в практике мелкого и среднего Российского бизнеса. Мелкого и среднего, прежде всего, по Сознанию Руководителя.

Общая схема всего вышеназванного наглядно продемонстрирована на следующих рисунках. Образное мышление самое эффективное. Мы мыслим образами.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ.

Преамбула.

Общая часть.
Цель - научить (дать структуру для понимания) и освободить от влияния «профессионалов». См. статью «О профессионализме».
В условиях, когда весь бизнес-проект, является, по сути, разведкой боем, Управление является интуитивным. Невыраженным. Неоформленным. И …часто непрофессиональным….

В условиях, когда - Нет, и никогда не было интереса Руководителя к определенным отраслям знаний и навыков….

Очень важно сделать профессионально, хотя бы, две вещи: Бюджет (более широко Бизнес-план) и Документооборот. Бюджеты дают программу действий и обозначают Стратегию (основные параметры; Стратегия выбирается до составления бюджета, разумеется). Документооборот – основные технологические узлы, контрольные точки бизнес-процессов и мост перехода между контурами: Стратегическим, Администрирования, Операций. В общем, это значимая пара. В предельном отношении для модели бизнеса - Альфа и Омега бизнеса. Начало и Конец. Небо (Идея\План) и Земля (Реализация).

А между ними – Пространство для Творчества и Опыта…Поле для Реализации ВЕКТОРА СОЗНАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ и Сотрудников. И алхимии Преображения (через Опыт).

Данный документ имеет Идеологический аспект и Технологический. Первый – определяющий, дающий понимание реализации (технического решения). Идеология строит Структуры Понимания\Различения – некие ячейки Сознания, которые мы заполняем посредством своего Опыта. В ячейки размещаем только ту информацию, которая проходит отбраковку по принципу «свой-чужой»: узнаем, различаем ее значение для созданной структуры – принимаем, «складываем» в нужную ячейку. Идеологическая составляющая передается через лекцию-презентацию проекта.

Технологическая часть изложена в этом документе с минимально необходимыми отступлениями от простого технического перечисления деталей технологии таким образом, чтобы документ имел самостоятельное значение.

Документ предназначен для администраторов бизнеса, инженеров бизнес-процессов и всех тех, кому интересен предмет изложения – определенный аспект внутренней жизни бизнеса.

Дополнительно, пользуясь случаем, хотелось бы подчеркнуть несколько аспектов.

«Белый» бизнес не может не быть ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМ, иначе он будет неконкурентноспособным.

Учет может быть только документарным, иначе в системе будет царствовать GIGO (Garbage_IN – Garbage_OUT), иначе информация в системе не будет ДОСТОВЕРНОЙ.

В предельном отношении, документооборот можно считать схемой хранения первичных документов компании, документов объективно подтверждающих все хозяйственные операции, либо принятые\переданые обязательства. Процедуры, предписывающие действия сотрудников, относятся к уровню бизнес процессов и в данном документе не рассматриваются.

При нормальном состоянии дел предприятия документы, созданные один раз (либо зарегистрированные, если внешние документы) попадают в систему хранения навечно: на весь обязательный срок хранения документов. Для большинства документов это так. Поэтому на уровне фигурального примера можно сказать, что ДОКУМЕНТООБОРОТ это скорее КЛАДБИЩЕ, а не БИБЛИОТЕКА. Важно, Вы ЗНАЕТЕ, ЧТО ГДЕ ЛЕЖИТ. Есть план хранения\захоронения.

К некоторым документам приходится обращаться несколько раз в течение отчетного периода в моменты сверок, когда регистрирующих записей в системе учета компании недостаточно, т.е. требуется проверить качество информации в системе. Либо предъявить первичные документы напрямую в случае хозяйственных споров и судебных разбирательств. Поэтому для этих случаев систему документооборота можно сравнить с библиотекой. Для большинства же документов – это кладбище. Эти образы помогут усвоить основное назначение предложенной системы документооборота – ХРАНЕНИЕ.

Можно сказать и ОХРАНЕНИЕ. Компания через систему документооборота осуществляет охранение качества своего баланса, системы учета и защиты своих обязательств (именно компания должна доказывать свои затраты в случае налоговых споров).

При этом надо заметить, что это ХРАНЕНИЕ СТРУКТУРНОЕ, т.е. сгруппированное по однотипным документам, что облегчает выборку и «раскрытие» информации в случае аудита. Такое хранение, как бы, «приглашает» бизнес на потоковую (реестровую) обработку информации, что является залогом эффективного управления. СТРУКТУРА ОРГАНИЗУЕТ МЫШЛЕНИЕ.

Знание системы хранения позволяет (предписывает) объединение рабочих мест через выполнение общих функций, а также создает предпосылки для порядка на рабочих местах: ибо бесхозных неконтролируемых документов быть не должно. Иначе надо будет признать существование бесхозных неконтролируемых хозяйственных операций в компании. ВАЖНО, видеть ситуацию с позиции компании, а не конкретного исполнителя, прекрасно ориентирующегося в собственных завалах документов на рабочем месте и в офисном помещении. ДОКУМЕНТЫ ПРИНАДЛЕЖАТ КОМПАНИИ, а не конкретному исполнителю.

Неучтенные документы (неотраженные в системе учета), документы бесхозные, не хранящиеся в предустановленной структуре, являются, по сути, фактами воровства по отношению к собственникам компании. Ибо риск «упущения» хозяйственных операций или невозможности их подтверждения значительно возрастает в вышеуказанных случаях. При систематическом нарушении системы хранения (а это каждый операционный день компании) этот риск обязательно станет фактом. «Воровством» может быть не только прямой ущерб от вывода активов (денег по подложным документам), но и косвенный, как эффект от двух возможных феноменов:
• коррекции затрат, ибо, без документов, это будет трактоваться как использование чистой прибыли (с точки зрения ПУБЛИЧНОГО КОНТРОЛЯ);
• потери от неточных \ неравильных управленческих решений, если операции отражены в учете несвоевременно, либо итоги операций сгруппированы неверно.

Поэтому вопрос налаживания документооборота в компании это даже не вопрос НЕОБХОДИМОСТИ или жизненной важности. Необходимость очевидна. А скорее вопрос готовности менеджмента компании осуществлять управление ПРОФЕССИОНАЛЬНО.

Ведь следующее, что делает поставленный документооборот, - указывает (объективно отражает) на «разрывы» в общей логистике компании: персонал есть в штате компании, а компьютеров нет (на балансе\в аренде); равно как нет и мебели, а часто и самой аренды помещения. Это просто пример. Под термином «компьютеры» в данном случае лучше понимать любое другое офисное или технологическое оборудование. Но если продолжать пример с компьютером: компьютеры есть, а лицензии на софт нет.

Поэтому документооборот можем считать рефлексирующей (отражающейся на сознании) ВОСПИТЫВАЮЩЕЙ СТРУКТУРОЙ. Воспитывающей СОЗНАНИЕ всех участников проекта. Воспитывающей эффективно: ведь один раз увидеть гораздо лучше, чем сто раз услышать….

СКЕЛЕТ В КАБИНЕТЕ БИОЛОГИИ РАССКАЗАЛ О ЧЕЛОВЕКЕ (его физиологическом устройстве) ГОРАЗДО БОЛЬШЕ, ЧЕМ ВЕСЬ УЧЕБНИК БИОЛОГИИ. Один взгляд и …изучение в течение учебного года. Не отрицаю изучение. Призываю учиться. Но учиться разумно. ВИДЕТЬ И ПРИМЕНЯТЬ СТРУКТУРЫ, ибо они делают процесс обучения эффективным.

Об «объективности» документов и статусе документооборота.
Современная ситуация характеризуется необычайной мощностью информационного и технологического потоков, необычайной степенью технологической свободы Человека (концентрация возможностей во внешнем мире). Все меньше привязка к источникам питания и ограничениям, присущим более традиционным способам передвижения и ведения хозяйства.

И если раньше признаком власти (одним из них) были деньги. Как концентрированная энергия, как универсальная сила, способная мотивировать других, повелевать другими. То сейчас этим признаком власти является ИНФОРМАЦИЯ. Мало того, деньги потихоньку сливаются с информацией, если рассмотреть современные платежные системы: банковские и Интернет-системы. А в управленческом контуре предприятий (микроуровень) и экономики, в целом, (макроуровень) информация играет все более значимую ключевую роль. Зачастую отсутствие информации является более критическим фактором, чем отсутствие денег.

Информационная монада документов универсальна и ультра-технологична. Введенная один раз в систему в МЕСТЕ СОВЕРШЕНИЯ ОПЕРАЦИИ, она может обрабатываться в любой точке земного шара и входить в агрегированные отчеты и системы любого уровня СИНТЕЗА, т.е. превращаться в ЗНАНИЕ и, далее, в ОСОЗНАНИЕ.

Но, вспомним Толстого:” Есть Мир и мир”, или, как в нашем случае:” Есть Информация и информация”. Значимость (для принимающего решения) представляет только информация истинная, объективная, поддающаяся проверке и «раскрытию» до мельчайшей аналитики фактов.

Объективность информации в информационном контуре придает документация, «внешняя» по отношению к информационному контуру, которая обоюдно сформирована сторонами, участвующими в хозяйственной операции, и которую стороны, участвующие в операции, и третьи стороны, признают верной (соответствующей критериям верности, истинности).

Напомню, по случаю, пять признаков существенности документа, действующими в РФ:

1. Название, указывающее и исчерпывающее суть операции;

2. Контрагенты и их реквизиты;

3. Номер и дата документа, место совершения операции (часто по контексту).

4. Натуральные и стоимостные показатели операции

5. Исполнители и их заверения: должности, ФИО, подпись, печать.

В некоторых случаях факты отсутствия печати или делегирования полномочий Исполнителя дополнительно подтверждаются Доверенностью (с печатью).

Развитие ЭЦП и всей сопровождающей культуры ведения дел и арбитражной практики, возможно, отменит первичные документы, в смысле, необходимого ручного подписания и заверения этой подписи печатью. Но не отменит документы как таковые, как объективные свидетельства операций.
Откуда «объективность» у документа. Очень просто: одно материально-заинтересованное лицо (свой интерес) передает товар (оказывает услуги) другому материально-заинтересованному лицу (со своим интересом).

Поэтому, ДОКУМЕНТООБОРОТ не исчезнет из хозяйственной жизни. ПО ПРИЧИНЕ СВОЕЙ ОБЪЕКТИВНОСТИ: несколько заинтересованных сторон с раздельным интересом сообща признали факт операции. Документооборот может изменить ФОРМУ, но останется в сути своей (в предельном отношении: в Духе) – ОБЪЕКТИВНО СУЩЕСТВУЮЩИМ СВИДЕТЕЛЬСТВОМ.

Таким образом, ДОКУМЕНТООБОРОТ первичных документов (о них в следующей главе) ЯВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМОЙ И МИНИМАЛЬНО ДОСТАТОЧНОЙ СТРУКТУРОЙ для организации УПРАВЛЕНИЯ компанией. ОН СТРУКТУРИЗИРУЕТ СОЗНАНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ: что и как оформлять, куда положить, как проверить содержимое информационной системы, зоны ответственности смежных рабочих мест и т.д.

Преимущества структуры легко описываются следующей метафорой. Вы бы никогда не научились считать до миллиона, пытаясь запомнить всю последовательность цифр. Разум не в состоянии охватить все элементы (числа) этого множества единовременно. Но знание структуры «автоматически» решает эту проблему. Понимание того, что единицы группируются в десятки, десятки- в сотни, сотни в тысячи – позволяет свободно ориентироваться с любого элемента множества (числа в диапазоне от 0 до 1000000). Всего шесть разрядов десятичной системы исчисления полностью описали предмет анализа. Обратите внимание: запоминаем и понимаем структуру, а конкретные числа, лишь «рабочие моменты», формируются «автоматически» по известным правилам.

Независимо от того, как выстроены бизнес-процессы, сколько систем и в какой иерархии задействованы, баланс с каждым контрагентом (а значит и весь баланс системы) легко подтверждается совокупностью «первичных» документов, сгруппированных против этого контрагента. Надо знать структуру хранения документов.

Также ясно, чем должно заканчиваться описание каждого бизнес-процесса (после того как транзакция обработана системой) – процедурой передачи и местом хранения «первичного документа», подтверждающего транзакцию. Для полноты, добавим, что начинаются бизнес-процессы с бюджета – программы действий, в которой за цифрами стоят конкретные исполнители-поставщики со своими договорами и «первичной» документацией по операциям. Поэтому мы можем говорить, что БЮДЖЕТ и ДОКУМЕНТООБОРОТ есть Альфа и Омега бизнеса для тех, кто видит ОБЩЕЕ В ЧАСТНОМ.

Система документооборота является не альтернативой информационному контуру, а необходимым дополнением, инструментом контроля и средством для инвентаризации содержимого информационного контура. Это фундамент (на самом деле ядро) учетной системы Компании по отношению к информационной системе. Любой «кадровик» скажет, что главное – это люди, и будет прав. Но применительно к нашей теме, если считать, что главное в системе это люди, и их синхронизированные усилия и способности, прежде всего НАПРАВЛЕННОЕ СОЗНАНИЕ, то документы являются формальным отражением\подтверждением их воли. Документ – объективное свидетельство ВОЛИ ЛЮДЕЙ.

Важно подчеркнуть, что «первичные документы» являются объективными по определению. Они оформляются двумя сторонами сделки (бизнес-транзакции), или третьей независимой стороной (профессиональным участником), банком, например. Именно поэтому их (документы) «так любят проверяющие»: документы есть улики. Альтернатива отсутствию документов – отсутствие учета (документарного, т.е. объективного) и потеря Управления.

Информационный образ документа (проводка) в информационной системе Компании более удобен в работе (особенно при обработке массивов), но более доступен для различного рода «искажений» и «манипуляций», и, в конечном итоге, зависит от аккуратности оператора (или цепочки операторов) системы.

Если система базируется только на односторонних ощущениях (толкованиях) Исполнителя, то она не подлежит квалифицированному аудиту, по определению. GIGO – Garbage In, Garbage Out. «Мусор» на входе предопределяет «мусор» на выходе. Давайте посмотрим: подумал \ не подумал \ не додумал. Или: услышал (по телефону) \ не услышал \ не дослышал. Ответственности Исполнителя – ноль, а Система – в нокауте: в контексте достоверности информации внутри системы.

Кроме того, зачастую, мы видим то, что хотим увидеть. Нас от ИСТИНЫ, которая ВСЕГДА РЯДОМ, отделяют НАШИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ. То, что стоит перед нами, отделяя от нас остальной мир. Это составляющие механизма «Антагонизм с миром», подпитывающего наш эгоизм. Подробнее об этом - при бюджетировании….

Поэтому, если система хочет работать с фактами, а не представлениями Сотрудников об этих фактах, то у нее нет другого пути кроме, как работать с документами, тем более, что основную массу этих документов (их проформу) система производит сама: это необходимое условие проведения операций.

Здесь помогает и ГК РФ (Гл. 30) – «…продавец обязан обеспечить документы по сделке». Да и как еще учесть ПРОДАЖИ (если не будет документов), если только не участвовать в них лично. Вот предел для бездокументарного наличного бизнеса (сделки он-спот \ без баланса) – личное участие Руководителя-Владельца. Но ведь многие мечтают вырасти в серьезные проекты….в лидеры отрасли, как минимум….Выбирая «черный бизнес», отсекают мечту «на входе».

Могут ли оцифрованные телефонные звонки или видеоизображения, хранящиеся в архиве организации, быть документами? Процессуальные кодексы РФ говорят: «Да». Могут ли быть факты, не требующие специальных частных доказательств? «Да».

Но предмет нашего рассмотрения – «первичные» документы. Рассмотрим их более квалифицированно в последующих главах.

Завершая эту преамбулу, можно еще раз отметить, что процессная обработка операции подразумевает создание 2-х элементов: первичного документа и, одновременно, информационного образа его - информационной монады документа, которая в дальнейшем и регистрируется в системе, и обрабатывается в ней.

В стадиях обработки используется информационный образ (как наиболее технологичный). В стадиях контроля (предельный уровень аналитики операций) используются сами документы, как единственные объективно существующие свидетельства операций.

И если уж мы и говорим о значимости информации и построении информационного контура для управления бизнесом, то сразу подвешиваю вопрос, в развитие модели документооборота (группы документов 2.2.2.»Имущество компании»):
«А ГДЕ ЖЕ ЛИЦЕНЗИИ НА СОФТ?».

Или, в более стратегическом аспекте,: «Можно ли вести легальный бизнес нелегальными методами?»…..

И последнее. О персонале «в офисе». Чем занимается большинство персонала (уровня 2 – Бизнес Администрирования) – «возгонкой информации». Приведением фактической информации о хозяйственных операциях в удобоваримый вид для Руководства (уровень 3 – Стратегический). Выстроенный документооборот и отлаженный информационный контур, а он базируется на документообороте (см. дальше по тексту) – позволяют свести усилия административного персонала к минимуму, равно как и количество самого этого персонала.

С учетом того, что персонал по своим качествам является ОСНОВНЫМ ПОДРЫВНЫМ элементом системы (….восходим в миг и падаем в тот миг, когда неразличенье проявляем….) в том смысле, что может легко развалить любую систему, причем непреднамеренно, а просто по НЕПРИЛЕЖАНИЮ. С учетом того, что основная психическая энергия Руководителя и его время (а это единственный невосполнимый ресурс) тратится на ПЕРСОНАЛ, то вот простое предельное правило эффективности бизнеса - ЧЕМ МЕНЬШЕ ПЕРСОНАЛА, ТЕМ ЛУЧШЕ.

Поставленный ДОКУМЕНТООБОРОТ РЕШАЕТ ЭТУ ЗАДАЧУ.

О двух группах факторов, влияющих на организацию документооборота.
Начну с простого вопроса:»Сколько полочек (или ящичков) держать в бельевом шкафу?».
Так, чтобы содержимое шкафа отличалось от простой кучи белья для глажки.

Речь идет об упорядочивании пространства. Если полочек не будет вообще, то это будет просто куча белья, но - в шкафу (как бы все первичные документы в одной большой коробке: ответ на вопрос одного из директоров проекта:»А нельзя ли держать все первичные документы в одном файле?»), т.е. уже «как бы упорядоченная», но малопригодная для практического применения. Если полочек будет слишком много, то необходимо будет ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА, чтобы ориентироваться СНАЧАЛА В СИСТЕМЕ ПОЛОЧЕК, а затем уже в ОДНОТИПНЫХ ВЕЩАХ НА ПОЛОЧКЕ.

Если при этом, как дополнительном усугубляющем условии, предположить, что шкаф не персональный, а рассчитан на группу людей, то Вы получите полный аналог….
МОДЕЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТА любой компании.

«Пользователи шкафа» - различные функциональные подразделения компании, которые могут иметь собственные процедуры сверок с контрагентами, бюджетными параметрами и т.п., отличными от предустановленных ОБЩЕЙ ПРОЦЕДУРОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Поэтому, помимо, собственного функционала документов (в контексте трех-уровневой модели управления), который подробно рассматривается и учитывается в регламенте документооборота, НЕОБХОДИМО УЧИТЫВАТЬ ФУНКЦИОНАЛ (организационную структуру компании) КОМПАНИИ. Он имеет ПОТЕНЦИАЛ ДЛЯ ЗАПРОСОВ по первичным документам.

Не просто полочка для маек, а полочка для маек Пети. «Петя», в данном примере, - функциональное подразделение компании, которое может проявить самостоятельный интерес к первичным документам (и предполагается, что проявит).
Это не значит, что Петя сам будет подходить к шкафу и брать майки (кто ему помешает прихватить и майку Феди). Это означает, что Марья Ивановна получит удобство при заказе от Пети на выдачу майки: не будет перебирать все подряд и искать бирку «Петя», а сразу обратится к нужной полке. Сама же майка будет выдана Пете под расписку:»Петя майку получил в количестве одной штуки».

Продуманная удобная в применении СИСТЕМА есть ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ. И общая эффективность системы управления бизнесом складывается из эффективности мельчайших рутинных операций, сложенных в цепочку и умноженных на КОЛИЧЕСТВО ПОВТОРЕНИЙ ежедневных.

В практическом примере это выглядит следующим образом. Мы различаем среди всех основных средств и активов ОФИСНЫЕ и СКЛАДСКИЕ (производственные), а среди ОФИСНЫХ АКТИВОВ выделяем КОМПЬЮТЕРНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ и ЛИЦЕНЗИИ НА СОФТ, т.к. это функциональная ответственность Отдела Информационных Технологий. Мы заранее предвидим, что у них может быть собственная активность с контрагентами, дополнительные аспекты учета. И поэтому, формируя РЕГИСТР ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, мы заранее ВЫДЕЛЯЕМ В ОТДЕЛЬНЫЙ ПОД-РЕГИСТР место хранения первичных документов для учета КОМПЬЮТЕРНОГО и СЕТЕВОГО ОБОРУДОВАНИЯ и СОФТа.

А стоит ли разделять ОФИСНОЕ и СКЛАДСКОЕ оборудование? Если директорат (система ОТВЕТСТВЕННОСТИ за качество оборудования) различается и количество объектов учета достаточно велико, то такое разделение будет ПРОСТО УДОБНЫМ: не просто «Нижнее белье», а «Трусики» и «Маечки» раздельно. Все просто.