Наша система имеет открытый и хорошо
документированный API-интерфейс, позволяющий существенно расширить ее
возможности (документация предоставляется по запросу).

Простыми примерами использования API является интеграция с формами на
вашем корпоративном сайте. К примеру, информация из формы покупки на
вашем сайте попадает не в электронную почту, а в систему МОТИВ, с
заранее определенными исполнителями и типами полей. А информация из
формы обратной связи попадает в какую-то конкретную задачу с
определенной рабочей группой. Такой подход исключает потерю информации и
позволяет не терять заявки и отклики от ваших клиентов.

Кроме того, наличие такого интерфейса позволяет производить интеграцию
нашей системы с любым существующим программным обеспечением или
решениями. Импорт/экспорт справочников, синхронизация контактов и
пользователей, создание задач и документов при наступлении определенных
событий - вот далеко не полный перечень возможностей, которые открывает
API.

Также существует возможность доработки системы, используя механизм
плагинов. Плагины - это независимые модули, которые могут использовать
все возможности системы и добавлять новые интерфейсы. В основном, они
используются для создания специфических отчетов, но их использование
ограничено только вашей фантазией.

Пример 1: На базе собственного API мы провели интеграцию сайта с
нашей системой. Когда вы заполняете форму покупки или форму для
ознакомления, происходит следующее:

1) Создаётся задача в системе МОТИВ, где заполненные поля
автоматически попадают в выделенные поля типа задачи — это нужно для
того, чтобы в дальнейшем можно было проводить по этим полям группировки и
сортировки, а также анализ информации по клиентам

2) В задачу сразу же попадает определённая группа пользователей —
авторов, контролёров и ответственных. И если авторы и ответственные
определены заранее (руководитель отдела продаж и руководство компании),
то в качестве ответственного добавляется произвольный менеджер из
заранее заданного списка;

3) На указанный электронный адрес автоматически оправляется
заранее сформированное письмо с ключом и подписью выбранного менеджера.

Это существенно упрощает работу менеджера — ему не надо сортировать всю
информацию — она попадает к нему в уже сгруппированном в правильном
порядке виде, а его руководство оценивает его нагрузку.

Пример 2: PDA-интерфейс, и даже приложение для Windows и MacOS X
также взаимодействуют с системой через API. Другими словами, с помощью
нашего API-интерфейса можно взаимодействовать с любыми приложениями,
проводить любые интеграции, а можно сделать даже своё собственное
приложение, которое будет взаимодействовать с нашей системой.

Мы
предлагаем все необходимые средства для работы с корпоративной
информацией - веб-система как основной интерфейс системы, информеры
системы для ОС Windows и MacOS X, облегченный интерфейс для работы с
системой с помощью смартфонов и телефонов с необходимым минимумом
функционала.


Кроме того, интеграция с электронной почтой позволяет настроить
интересные варианты использования системы - от автоматической рассылки
входящих факсов исполнителям до организации постановки задач, которые
можно просто диктовать на Ваш телефон

Пример: Вы можете настроить почтовые уведомления только по тем
задачам и только по тем действиям, которые вам интересны. Если вы хотите
получать уведомления только о том, что задача завершена или что вам
пришло новое действие по одной конкретно задаче — это можно настроить.

В данном вопросе мы не полагаемся только на
надежность рекомендуемых нами UNIX-систем, но и предлагаем расширенные
возможности для мониторинга и управления безопасностью Ваших данных.

Гибкие настройки системы позволяют удовлетворить все потребности в
организации доступа к данным системы за пределами Вашей корпоративной
сети. Отчеты позволяют отследить активность сотрудников при работе через
корпоративную сеть и интернет, а система фильтрации позволяет
администратору, ответственному за безопасность, не отвлекаться на работу
пользователей через "доверенные" сети.

Пример 1: Не стоит беспокоиться, что доступ к какой-то
конфиденциальной информации получит сотрудник, которому не стоит этого
знать. Благодаря системе прав и полномочий, нужные документы и задачи
будут видеть только те пользователи, которым это необходимо. Кроме того,
в системе есть механизмы, которые позволяют закрывать информацию для
всех, кроме ограниченного круга лиц, независимо от прав и полномочий.

Пример 2: Вы всегда сможете просмотреть все необходимые отчёты,
которые дадут вам понимание — когда и кем были удалены какие-либо
документы, когда кто-то пытался авторизоваться из внешней сети, когда и
кем были отредактированы подразделения и удалены пользователи.

В нашей системе вы найдете все, что жизненно необходимо вашей компании в
ежедневной работе - общие календари, общие списки контактов, общая
файловая библиотека и многое другое.


Возможность планирования, оперативный доступ к координатам клиентов,
накопление информационного опыта компании - все это инструмены, без
которых не может обойтись ни один бизнес без потери качества управления.
В нашей системе можно настроить очень многое. Не только благодаря ее
гибкости, но и благодаря нашему опыту продуктивных внедрений,
полученному за 7 лет работы с самыми разнообразными клиентами - от
гигантских предприятий и холдингов (максимальная инсталяция нашей
системы на сегодняшний день - 1200 сотрудников, наибольшая
продолжительность эксплуатации - более 7 лет) до небольших, но
гиперактивных творческих групп.

Пример: Совсем необязательно пытаться сразу охватить все
возможности функционала и начать использовать систему по максимуму уже в
процессе внедрения. Многие наши клиенты начинают с использования
необходимого им минимума и только после этого начинают изучать
возможности системы, на которые они изначально не обратили внимание.


Как показывает практика, такой ход выгоден для всех — даже после
длительного использования системы, приятно открывать новые возможности.
Таким образом, сотрудники привыкают к новому функционалу постепенно, а
их вовлечённость постоянно растёт.

В нашей системе право доступа к данным контролируют начальники
подразделений. Ведь именно они всецело представляют как нужно изменить
права доступа тому или иному сотруднику - расширить их, сузить до
определенных пределов или исключить вовсе.


Мы ни в коем случае не против централизованного администрирования. К
тому же, мы поддерживаем и такой вариант работы с выделенным штатом
администраторов. С другой стороны, мы понимаем, что этот вариант ведет к
дополнительным усилиям, выраженным в "заявках на предоставление доступа
к информационному ресурсу" или (что гораздо хуже!) - прямым звонкам
администраторам системы с указаниями включить или изменить права
пользователя к определенным системам. А что такое дополнительные усилия?
Это дополнительное время и дополнительные расходы для компании. Одно
дело - когда речь идёт о предприятиях государственного масштаба. В этих
случаях сложно обойтись без подобного подхода. Но в бизнесе и для
компаний, которые хотят развиваться, едва ли не ключевую роль играют
руководители отделов и подразделений, .которые знают, как действовать в
таких ситуациях без указаний сверху.


Наш подход обеспечивает большую мобильность и оперативность работы с
системой. Кроме того, простые базовые статусы, преднастроенные в
системе, не требуют долгого изучения и позволяют быстро вводить новых
сотрудников в систему, моментально предоставляя необходимые и
достаточные права на доступ к информации.


Пример 1: С помощью гибкой системы прав и полномочий мы решаем
несколько важных проблем. К примеру, очень часто начальники из смежных
отделов ставят задачи людям, которые не являются их прямыми
подчинёнными. С нашей системой (при необходимости) можно очень чётко
разделить права между руководителями отделов. К примеру, если у одного
начальника нет полномочий на сотрудника из другого отдела — он не сможет
ставить ему задачи. Но может быть полезна и обратная ситуация —
начальник отдела уходит в отпуск и с помощью нескольких кликов мыши
передаёт полные права на своих подчинённых. Теперь в отпуск можно идти
спокойно — сотрудники не останутся без дела, а задачи — без
исполнителей.

Пример 2: Распространены ситуации, когда на выдачу каких-то
дополнительных прав на доступ к определённой информации или передачу
полномочий, необходимо писать служебные записки в отдел системного
администрирования или для вышестоящего руководства. Мы упростили эту
искусственно усложнённую схему — теперь права своим подчинённым могут
назначать их прямые начальники или их заместители — нет смысла ждать,
пока у администратора появится свободная минутка. Впрочем, выбор мы
оставляем за Вами — если Вы хотите, чтобы права и полномочия назначал
только один человек — это также возможно.

В нашей системе вы
можете использовать десятки типов задач-процессов, обеспеченных любым
количеством необходимых Вам атрибутов. И в то же время оперировать очень
простыми задачами, имеющими только минимально-необходимые свойства -
название задачи, описание цели, перечень участников и сроки.

Наша система осваивается проще, чем электронная почта. Порой информация
в системе доходит до участников задачи оперативнее, чем при любых
других способах коммуникации. Особенно в случае территориально
распределенного офиса или работы в системе группы компаний Вашего
бизнеса. Вы получаете полную и достоверную информацию о ходе проектов.
Причем, постоянно и ежеминутно, а не время от времени - когда у ведущего
проект-менеджера появляется возможность обновить описание проекта на
Project-сервере. Ведь атрибуты задач меняют ответственные исполнители, и
нет необходимости ждать, пока менеджер проекта приведет его в
"презентабельный" и "актуальный" вид.

Примером первого типа может послужить настройка нашей системы для
обработки задач по управлению отношениями с заказчиками (CRM). С помощью
дополнительных атрибутов можно описать месторасположение, отрасль
деятельности, объем продаж, контактное лицо и другую расширенную
информацию о клиенте, необходимую Вам для дальнейшей аналитической
обработки клиентской базы вашего предприятия. Стандартные атрибуты, как
обычно, будут отображать ответственного по данному клиенту менеджера,
всю рабочую группу, участвующую в работах с клиентом, историю
взаимоотношений с клиентом, а также переданные и полученные документы.
Контрольные точки по этому типу задач будут служить для планирования и
контроля мероприятий, связанных с клиентом. Динамические смарт-папки
нашей системы обеспечат комфортную работу с данными клиентов, позволяя
настроить фильтрацию клиентской базы по любым атрибутам - от географии
до объемов продаж, от ответственного менеджера до отрасли деятельности
клиента - комбинацию выбираете Вы. И любые вносимые ответственным
менеджером изменения атрибутов будут мгновенно доступны и не потребуют
никаких "ручных" операций по формированию обновленнной отчетности. С
другой стороны - если Вам необходимы списки клиентов (например, в
презентационных целях), экспорт в Microsoft Excel, Apple Numbers или SUN
Open Office всегда к Вашим услугам.

Так же гибко можно описать практически любую сферу деятельности Вашей
компании - от управления поставками до мониторинга цен на продукцию. Не
обязательно бросать все силы на внедрение - Вы сами заметите, когда
наступит необходимость перейти от простых задач к типизированным и
сможете в правильный момент осуществить этот переход. И помните - наши
консультанты всегда к Вашим услугам, а система позволяет вносить
изменения в любой момент.

Пример 1: Мы позиционируем МОТИВ не просто как систему систему
исполнения поручений или систему электронного документооборота, а как
систему управления компанией. Уже давно МОТИВ превратился в некий
конструктор, благодаря которому можно расширить существующий функционал
как вам этого захочется. На базе нашей системы можно построить как
внутренний новостной портал, так и CRM систему или баг-трекер. Но также
эффективно можно работать с проектами или документами.

Пример 2: Несмотря на преднастроенные интерфейсы системы, мы
можем предложить возможность индивидуальной настройки рабочего
пространства для каждого пользователя. Это поможет сотрудникам компании
быстрее освоиться с необходимым им функционалом и отключить всю лишнюю
для них информацию.

Cистема электронного архива документов
Понятие электронного архива документов

Однажды вы поняли, что объем документов вашей организации слишком
велик. В вашем офисе накопилось столько различных документов, что поиск
какой-то бумажки превращается для вас в кошмар. А если ещё документ,
который понадобился, был создан не в текущем году, а позже, то на его
поиски нужно направлять пол отдела. Поиск необходимого документа в
бумажном архиве действительно является огромной проблемой.


Помочь вам может система электронного архива документов.
Дело в том, что знания и опыт, которыми обладают сотрудники, составляют
основной ресурс компании. Архивация всех документов дает возможность не
потерять ни крупицы важной информации. Более того, электронный архив
удобнее, чем бумажный, он позволит сэкономить время.


Электронный архив документов представляет собой систему
структурированного хранения электронных документов. Основной задачей
этой системы является обеспечение оперативного доступа всех отделов
организации, включая каждого сотрудника, к необходимой информации.

Возможности системы электронного архива документов:

1. ввод в систему и создание электронных документов;
2. печать необходимых документов;
3. просмотр нужных документов;
4. оперативный поиск документов по самым различным параметрам (по дате, по контрагенту, по названию или фразе);
5. невозможность удаления документов из системы;
6. возможность интегрирования одних документов с другими;
7. резервное копирование всех документов, входящих в архив;
8. контроль за историей изменения электронных документов.

Преимущества электронной архивации

Электронная архивация документов имеет множество преимуществ:


Во-первых, вы сможете сократить временные и ресурсные затраты на
введение нового сотрудника в курс дела. Для этого вам просто необходимо
будет разрешить этому сотруднику доступ к тем документом, которые имеют
отношение к его работе. Это позволит новичку быстрее сориентироваться.


Во-вторых, электронный архив документов дает возможность избежать
необратимой потери информации, так как информация, которая хранится в
бумажном виде, по ряду причин часто приходит в негодность. Например,
выцветание, ветхость или пролитый кофе могут принести к большим потеряем
нужной информации.


В-третьих, документы из электронного архива документов не могут
быть утеряны, их не может взять домой кто-то из сотрудников, а потом
уволиться.


В-четвертых, использование системы электронного архива ведет к
уменьшению накладных расходов, расходов на бумагу и краску, переплет и
так далее.


Также электронный архив документов можно использовать для хранения
таких документов, как звуковые файлы, видео файлы, фотографии и другие
изображения.


Примеры применения электронного архива

Проекты, детализированные в задачах и в описаниях конкретных
действий персонала, останутся достоянием компании в любом случае — в
период отпусков и после увольнения. Передача дел от одного сотрудника к
другому — тоже не проблема. А повторное использование собственного опыта
— основа увеличения личной производительности. Вне зависимости от того,
в какой форме Вы внесли данные в систему электронного архива документов
— в качестве документа, описания задачи или в виде файлов — Вы легко и
просто можете найти информацию по ключевым параметрам в нашей системе.


Пример 1:В системе электронного документооборота
существует масса возможностей для поиска — вы можете найти необходимый
документ или задачу, обладая минимальным количеством информации. Вы
знаете дату, но не знаете названия документа? Не проблема. Вы знаете
контрагента и больше не знаете ничего? Это тоже не проблема. Вы помните
только название файла документа или какую-то фразу, оставленную кем-то
из участников задачи? И это тоже не проблема — благодаря различным
механизмам поиска, вы всегда сможете найти необходимую вам информацию. И
это касается не только электронных архивов.


Пример 2: Допустим, каждый год ваша компания участвует в
одной и той же выставке. Какую информацию о компании нужно предоставить?
Какие документы собрать? Сколько это стоит и в какие сроки должно быть
решено? Всё это можно узнать или вспомнить буквально за несколько минут
после восстановления задачи из системы электронного архива. Другой
пример — ваша компания постоянно ведёт общение с определённым клиентом.
Как ввести нового сотрудника в курс дела максимально быстро и без
дополнительных затрат? Включить в задачу по клиенту — при получении
новой задачи сотрудник компании может быстро изучить весь ход задачи от
начала и до конца. Мы называем это принципом «пятиминутной компетенции».

Каждый современный руководитель компании предпочитает свои методы
для автоматизации работ и управления текущими результатами деятельности.
Насколько они эффективны?

Планерки, совещания или брифинги?

Поглощают огромное количество времени. Зачастую важные решения
принимаются «на лету». Большую часть информации сотрудники не усваивают.
В результате теряется самое ценное — время. Мы ценим Ваше время. Наша
система автоматизации управления бизнесом сводит к минимуму
необходимость в периодических собраниях коллектива Вашей компании.
Перейдите к управлению делопроизводством и электронным документооборотом,
основанному на сроках и событиях. Вы убедитесь, что работа компании
стала заметно продуктивнее и спокойнее, а ответы сотрудников в
электронной форме более обдуманы, аргументированы и компактны.


Электронная почта?

Этой технологии уже более 30 лет. Для сотрудников в рамках одной
компании она мертва. Разработанная как система личного общения,
электронная почта все 30 лет обрастала сложными элементами, которые
должны были бы сделать ее средством коллективного общения. Но так ничего
и не получилось. В то же время при использовании системы автоматизации
делопроизводства и документооборота МОТИВ письма от клиентов приходят
сразу в систему. При этом информация всегда попадает к нужным
сотрудникам и не попадает под спам-фильтр.


Системы управления проектами?

Существует масса замечательных средств планирования работ — они
многим известны. Но сколько человек в Вашей компании владеют и
пользуются ежедневно этими продуктами? При этом наверняка они ведущие
специалисты своих отделов. Тогда зачем тратить их драгоценное время на
работу, которая полезна только единицам? Наша система автоматизации
управления бизнесом имеет интуитивно понятный интерфейс и множество
бесплатных руководств, позволяющих разобраться с работой системы в
короткий срок.


Модные веб-системы управления задачами?

Удобное средство для старт-апов, когда важна экономия бюджета и
никто не обращает внимания на конфиденциальность. Но что будет завтра,
когда Ваш бизнес вырастет? Вы действительно уверены в том, что о задачах
Вашего бизнеса знаете только Вы? Кто управляет защитой Вашей
информации? Влияете ли Вы на поставщика подобных услуг? Система
автоматизации документооборота позволяет организовать управление
бизнесом таким образом, что нужные документы будут видеть только
выбранные Вами пользователи.


Пример 1: Брэйн-штормы иногда очень полезны, но
зачастую из-за принятых в кратчайшие сроки решений, дальнейшая работа
может оказаться неэффективной. Кроме того, далеко не все задачи,
поставленные на планёрке, могут быть реализованы — записанные в личных
КПК, текстовых файлах и планировщиках сотрудников, наверняка не все
будут реализованы в дальнейшем. Конечно, руководитель когда-нибудь
вспомнит об этих задачах, но не будет ли слишком поздно?


Да и собрать планёрку со всеми нужными людьми при
нынешней скорости ведения бизнеса — зачастую не очень просто. Кто-то в
командировке, кто-то постоянно на выездах — договаривается о
партнёрстве, кто-то находится на объекте. Даже если все нужные люди
заняты в конкретный момент времени — поручения с чётко определёнными
сроками, контрольными точками и ролями — гарантированно попадут к ним.


Пример 2: Иногда механизмом для согласования
документов и постановки задач служит электронная почта. Но так ли она
эффективна на самом деле? Единое информационное пространство, где видны
все действия участников — отсутствует. Участникам приходится
взаимодействовать через ту же электронную почту или ICQ, но руководитель
этого не будет видеть, равно как и остальные участники задачи. Да ещё
нужно не забыть поставить галочку «С уведомлением о прочтении» и
убедиться, что письмо не попало в спам.


Мы создали все механизмы, чтобы исключить подобные
случаи. С помощью системы автоматизации делопроизводства и
документооборота МОТИВ все согласующие получают единое информационное
пространство для работы — теперь ни одно их действие не останется
потерянным или забытым — ход работы над задачей может просмотреть каждый
участник. А с помощью возможности просмотреть время ознакомления с
задачей или действием с точностью до секунды, вы всегда будете знать,
кто и когда успел приступить к задаче, а кто нет.


Пример 3: Одна из основных идей нашей системы
управления бизнесом — единое информационное пространство для всей
компании, а не только для топ-менеджеров или заинтересованной группы
лиц. После внедрения нашей системы вы получаете инструмент для анализа
данных, которые всё равно попадают в систему из внешних источников, а
поле работы всей компании — от IT-шников до бухгалтерии и партнёров.

Необходимость автоматизированной системы документооборота

Под документооборотом понимается движение различного рода
документов от составителей до исполнителей, которое позволяет
своевременно довести всю необходимую информацию до заинтересованных лиц.
Чем больше организация, тем больше составителей и исполнителей могут
участвовать в одном и том же проекте, тем больше документации будет
приходить в движение, усложняя работу всего предприятия в целом.


На каждом предприятии требуется качественное средство передачи
управляющих документов. Наша компания сделала все, чтобы
автоматизированная система документооборота стала для вашей компании не
просто средством для автоматизации работы секретарей, а ежедневным
рабочим инструментом всей компании.


Для этого был заметно упрощен весь функционал системы управления электронным документооборотом на предприятии,
который необходим пользователям. Электронная система управления
документооборотом, которую мы предлагаем, получила название МОТИВ.


На ознакомление с системой МОТИВ у будущих пользователей обычно
уходит от 1 до 2 дней. Наша компания проводит семинары, на которых
проходит обучение пользователей по работе с автоматизированной системой
документооборота.


Возможности системы управления электронным документооборотом

Администраторам корпоративной системы документооборота мы
предлагаем достаточно простые и интуитивно понятные интерфейсы настройки
существующих в системе потоков документов. Здесь также представлены
средства, позволяющие контролировать исполнение задач на различных
этапах жизненного цикла документа — начиная от этапа подготовки и
согласования и заканчивая исполнением и последующей архивацией
документа.


Простота интерфейса заключается в том, что создание карточек
документов (маршрутов) не требует каких-то специфических знаний и
умений, например, знания языков программирования или каких-либо
универсальных умений при работе на компьютере. Разрабатывая систему
управления электронным документооборотом,
мы стремились сделать простыми и понятными все средства системы,
предназначенные как для пользовательской работы, так и для
административной.


В нашей корпоративной системе также используется поддержка
электронной цифровой подписи (ЭЦП). С помощью данного инструмента Вы
сможете повысить доверие ко всем электронным документам Вашей компании.


Примеры использования электронной системы управления документооборотом

Пример 1: Предположим, что вам нужно как можно скорее
согласовать какой-либо документ. Можно применять давно известный
проверенный метод — разослать копии рассматриваемого документа с помощью
электронной почты. Но на практике это может занять довольно
значительный промежуток времени. С помощью информационной системы
управления документооборотом создаётся единое информационное
пространство — при этом письма не попадают под спам-фильтр, не теряются,
а рабочая группа приобретает возможность обсуждать любой документ в
онлайн-режиме, т.е. в режиме реального времени. А самое главное — бизнес
на предприятии не подвергается риску из-за старых и неэффективных
методов работы.


Пример 2: Если сотрудников, которые должны согласовать
конкретный документ, слишком много или на данном этапе вообще не
известно, кто будет заниматься согласованием, то можно создать любое
необходимое число произвольных схем прохождения документа. Необходимые
при этом настройки делаются в редакторах, разобраться в которых
достаточно легко. Управление прохождением определенного типа
электронного документа в этом случае может выполнять один человек. Этот
вариант особенно подходит для крупных компаний или любых других, имеющих
сложные схемы электронного документооборота в организации.

Просроченные задачи и поручения, потерянные заметки для дальнейших
действий или для отчетности - теперь об этом можно смело забыть. С
помощью нашей системы Вы сможете в любой момент проконтролировать
состояние поручений в Вашей компании в необходимых разрезах:

• по проектам;
• по приоритетам;
• по срокам;
• по ответственным исполнителям;
• по отделам;
• или по специально настроенным под Ваш бизнес параметрам.

Создание задачи в системе МОТИВ занимает минимум времени - от
нескольких секунд до пары минут. И вот уже весь объем работ вашей
компании перед Вами: в удобной для Вас форме, в удобное для Вас время, с
любого компьютера, подключенного к сети, КПК, смартфона или мобильного
телефона. Даже отправляться в командировку или в отпуск можно со
спокойной душой: удаленно, в режиме реального времени можно увидеть и
понять - что было сделано тем или иным сотрудником, а что не было в
рамках какого-либо проекта или простого поручения. Просмотреть все
задачи рабочих групп или любого подразделения, оценить возможность их
реализации в обозначенные сроки. В офисе, дома или в командировке
руководитель компании может согласовать документы, поставить новые
задачи или скорректировать ход старых. А исполнителям не придется писать
многостраничные отчеты - теперь вся их работа видна как на ладони в
режиме реального времени.

Некоторые очевидные плюсы:

Пример 1: С помощью нашей системы вы
всегда сможете понять — кто занимается своей работой, а кто всего лишь
имитирует бурную деятельность. Теперь можно не ограничиваться отчётами о
проделанной работе — все обсуждения, все принятые решения и все задачи
теперь перед вами — как на ладони.
Кроме того, с помощью определённых критериев вы можете определить
степень важности задачи. А если задача просрочена, дата окончания будет
подсвечена красным и вы всегда будете понимать на какие задачи
необходимо обратить внимание в данный момент.


Пример 2: Задач может быть как единицы, так и сотни или
даже тысячи — мы создали простые и понятные (и, главное — действующие!)
группировки, а также возможность автоматической группировки. Определив
критерии, по которых сверх-важные задачи будут автоматически попадать в
определённую папку, вы всегда сможете правильно расставить приоритеты.



Пример 3: Зачастую у руководителей высокого уровня не
хватает времени, чтобы сформулировать задачу полностью с самого начала —
как быть в этом случае? Очень просто — вам нужно определить хотя бы
название задачи. Все остальные поля можно не заполнять или заполнить
потом — внести описание задачи, проставить контрольные точки, указать
точную дату окончания задачи, привязать к проекту или определить рабочую
группу. Основное удобство заключается в том, что любой параметр можно
изменить в дальнейшем буквально за несколько кликов мыши. К тому же,
доступ к нашей системе может быть осуществлён с любого компьютера или
устройства, подключенного к сети — даже с КПК. Иными словами, если вам
пришла мысль создать задачу, а в этот момент вы уже ложитесь спать и не
хочется включать ноутбук — просто создайте задачу через КПК, а остальные
параметры определите потом.

Если
вы дочитали до этого момента, то наверняка заметили — мы так и не
ответили на этот вопрос, хотя обычно ответ на него все указывают в самом
начале. Кто-то считает, что МОТИВ — система электронного
документооборота, кто-то считает, что МОТИВ — CRM, кто-то использует
МОТИВ как систему для организации проектной работы. Все они правы, но
лишь отчасти — в нашей системе есть намного больше. Мы взяли из наиболее
популярных решений понемногу — только самое необходимое для 90%
компаний. И вот что у нас получилось:


Что
даёт использование одной системы? Это не только экономия средств,
времени и сил (меньше затраты на лицензии, меньше затраты на поддержку,
меньше затраты на обучение и настройку). Использование только одной
системы для управления компанией даёт руководству прозрачную работу
сотрудников, а сотрудникам — уверенность, что их работа не останется
незамеченной.

P.S.
Хотя, если вы относитесь к тем самым 10%, которым нужна дорогая система
электронного документооборота, CRM с мощной аналитикой или очень
комплексный корпоративный портал — не исключено, что и вам мы также
сможем помочь.

Вот
лишь некоторые вопросы, которые неизбежно возникают при управлении
любой компанией, ответы на которые и на многие другие может дать наша
система


1) Как синхронизировать работу сотрудников?

Мы
разработали простые и эффективные механизмы, гарантирующие целостность
информации, синхронность ее доставки и подтверждения получения. Проекты,
задачи, поручения, документы — вся работа в системе.

2) Как не терять накопленный опыт?

В
системе есть электронный архив с полнотекстовым поиском (поиск по
содержимому прикреплённых документов), гарантирующий накопление и
простое нахождение информации по минимуму вводных данных. Вопросы из
серии «с какими клиентами из Самары работал пару лет назад менеджер
Сидоров?», «на какие грабли наступали на прошлогодней выставке?», «кто
из клиентов/партнеров уже предлагал подобные изменения в
договоре/продукте?» теперь решаются очень просто.

3) Как сбалансировать нагрузку на сотрудников?

Система
позволяет выстроить на лету практически любую аналитику — в том числе и
по текущей загрузке сотрудников. Мы предлагаем средства, которые
позволяют одним взглядом оценить не только загруженность, но и качество
работы сотрудника над своими задачами: увидеть просроченные и забытые,
поправить приоритеты работы.

4) Как определить вклад каждого сотрудника в общий результат?

Выберите
период или проект по окончании которого вы хотите подвести результаты и
получите полную картину работ — со всеми деталями. Проанализируйте
отчёты, прочтите доклады перед отправкой задач в архив — все механизмы в
системе помогут вам структурировать результаты работы и разработать
корпоративные правила стимулирования сотрудников. И эти правила будут
прозрачны и понятны всем вашим сотрудникам.

5) Как повысить эффективность канала руководство-сотрудники?

Сколько
совещаний способен провести руководитель среднего звена, у которого в
подчинении хотя бы 15-20 человек? Поверьте, с нашей системой возможно
контролировать работу с тысячей клиентов, сотней проектов, сотнями
внутренних задач и при этом находить время для написания этого текста. А
количество совещаний сократить до минимума.

6) Как снизить затраты на управление?

Если
руководитель открыт и доступен для предложений сотрудников — это
очевидный гигантский плюс для всей компании. Но руководитель — это
всё-таки определенный ограниченный ресурс, который нужно использовать
очень экономно. В нашей системе предусмотрены все механизмы, позволяющие
руководителю, будучи в курсе всех событий на предприятии,
концентрировать внимание только на ключевых, наиболее значимых из них.
Делегирование полномочий в нашей системе — одна из базовых (и очень
простых) операций.

7) Как обеспечить достаточной информацией и временем для принятия решений руководителей?

Умение
принимать решения «на ходу», на переговорах, совещаниях, в других
стрессовых ситуациях — одно из ключевых для управляющего любого уровня,
но не менее важно иметь возможность отложить принятие решения до момента
готовности к этому.


Перенеся
процедуры принятия решений в нашу систему, вы избавляете руководителей
от десятков ежедневных стрессов, позволяя им принимать взвешенные и
решения в наиболее комфортной обстановке, основываясь на групповой
работе и с учетом мнения исполнителей. Подобные задержки полностью
окупаются качеством принятых решений.

Александр Алексеевич Самсонов
Начальник подразделения ИТ


«Если ERP-система предприятия нормально выполняет свои
функции, то рано или поздно в компании приходят к мысли, что одной
ее мало, что это решение нужно дополнить или аналитическими
приложениями, или CRM, или документооборотом. В фирме "Феликс" предпочли
двигаться не последовательно, а параллельно и практически одновременно
провели внедрение пяти программных продуктов.


В качестве электронного документооборота была выбрана система
МОТИВ. Она заинтересовала нас в первую очередь тем, что это
веб-приложение. МОТИВ функционально использует свободно распространяемые
динамично развивающиеся программные продукты, и при этом система
администрирования заслуживает наивысшей оценки.


Для анализа результативности внедрения системы были выбраны
три фактора: затраты на хранение информации, скорость принятия решений,
эффективность работы. Мы измерили эти факторы до начала проекта,
разработали определенные метрики и провели исследование. По нашим
подсчетам, на работу с документами сотрудники сейчас тратят на 30-40%
меньше времени, чем раньше».













Газфонд

Коллектив компании


«Сотрудники НПФ "ГАЗФОНД" работают с системой МОТИВ с июня
2006 года по настоящее время.
Изначально мы купили лицензию
на 100 пользователей. Однако после этого к общему числу пользователей
были добавлены
сотрудники управляющей компании и удаленного филиала
фонда, расширился штат самого пенсионного фонда, изменилась структура
подразделений.
В итоге нам понадобилось купить дополнительную лицензию
еще на 50 пользователей.

Система МОТИВ решила многие проблемы и сложности в работе
подразделений фонда, в частности и в большей части в работе отдела
канцелярии.
Упростился процесс назначения резолюций к документам,
автоматизировались регистрация и поиск в документообороте. Уменьшился
объем документов на бумажном носителе,
на смену которому пришли
документы в отсканированном электронном виде. Руководители подразделений
периодически получают от делопроизводителей отчеты об исполнении
поручений и обработке документов.

Скажем честно, внедрять новую систему среди сотрудников фонда
по началу было идеологически не так просто. Как нелегко приучать
человека к чему-либо новому и неизвестному.
Но в процессе знакомства
с системой и с пониманием механизма работы пришло и одобрение
сотрудников. В настоящее время как рядовые работники фонда, так
и руководители активно пользуются преимуществами работы в системе МОТИВ.

Трудно количественно оценить повышение эффективности и скорости
работы после внедрения системы, но с уверенностью можно сказать, что это
весьма ощутимые изменения в лучшую сторону.

Для нашей работы наиболее интересным оказалось развитие системы
отчетов в документообороте, о чем мы сразу сообщили службе технической
поддержки. После этого разработчики немедленно приступили к реализации
недостающего функционала.
Пожелания и предложения по улучшению работы
системы возникают постоянно, так как нет предела совершенству.
С повышением интенсивности работы и увеличением объема документов фонда
появляются новые требования, которые мы также незамедлительно сообщаем
службе поддержки.
Приятно отметить, что разработчики в свою очередь
своевременно реагируют на наши пожелания. Это показывает практика
плотного сотрудничества с компанией в течение более полугода».













Алексей Иванович Муштай

Заместитель генерального директора


«До приобретения и внедрения системы МОТИВ перед сотрудниками,
отвечающими за IT-технологии,
ставилась очень скромная задача —
внедрить систему по контролю за исполнением документов.

Из всех продуктов, находящихся на рынке было отдано предпочтение системе МОТИВ. Этому есть вполне логичное объяснение:

› во-первых, МОТИВ позволяет
практически в полном объеме наладить электронный документооборот, что
значительно снижает время прохождение
документов по цепочке исполнения
и согласования, экономит время сотрудников, а следовательно и средства
компании.
Позволяет видеть руководителю на каком сотруднике "застрял"
документ и вовремя "подтолкнуть" его;

› во-вторых, система позволяет контролировать сроки исполнения задания, что облегчает оценку работы конкретного сотрудника;

› в-третьих, использование системы МОТИВ на рабочих местах облегчает сотрудникам компании планирование своей работы;

› в-четвертых, происходит
сокращение расходов на канцелярские принадлежности, так как внутренняя
переписка происходит в электронном виде;

› в-пятых, после внедрения системы
на многих рабочих местах стал наблюдаться порядок из-за отсутствия
бумажных документов на исполнении,
нет необходимости в поиске на своем
"бермудском треугольнике" затерявшихся писем, "служебок".

Этот перечень можно продолжить, но за каждым пунктом стоит в итоге экономический эффект, а значит МОТИВ — это выгодно».













Катерина Васильевна Иванова

Начальник отдела продвижения службы маркетинга


«Одной из основных специфик работы моего отдела является то,
что я и мои сотрудники одновременно реализуем множество проектов в
разных регионах,
взаимодействуя со многими службами нашего комбината и
другими организациями-партнерами. До появления системы МОТИВ я
пользовалась в качестве органайзера программой Outlookexpress,
в
которую ежедневно заносила задания для своих сотрудников и получала
назад отчеты и комментарии. Данная организация процесса позволяет
контролировать и координировать работу конкретного сотрудника,
но трудно
отследить движение внутри крупного проекта, тем более, если в нем
задействованы несколько отделов. Как правило, успех нашей работы
зависит от того, насколько слаженно и оперативно сработали не только
подразделения внутри службы маркетинга, но и другие службы.


Несомненно, преимуществом системы МОТИВ также является его вклад в
документодвижение, которое занимает огромную долю в общей работе службы,
теперь я в любой момент могу отследить, где находится важный документ,

какие есть замечания и как скоро он будет готов к исполнению.
МОТИВ — это инструмент руководителя, безусловно, позволяющий правильно
распределить нагрузку внутри проекта, отдела и для каждого сотрудника».


Илья Генрихович Ременников

Заместитель начальника юридического отдела




«Считаю, что МОТИВ — прогрессивная система, улучшающая управленческие
процессы в компании, в том числе убыстряющая документооборот и
уменьшающая реальные трудозатраты работников управления.


Работа с задачами позволяет руководителю в режиме реального времени
контролировать действия подчиненных, просматривать подготовленные в
рамках задачи документы, контролировать сроки исполнения поручений.

Подчиненные, в свою очередь, наглядно видят поставленную задачу,
отслеживают получение новых и могут более рационально планировать своё
время исходя из расставленных руководителем приоритетов.


В настоящее время нами проводится тестирование электронного согласования
договоров. Уже первые недели работы показали множество преимуществ
работы с системой в этом направлении.
В любой момент сотрудник или
руководитель могут видеть у кого на рассмотрении находится договор,
какие замечания внес рассматривающий сотрудник.
Все данные
документируются и хранятся в электронном архиве, что позволит
использовать накопленный опыт в дальнейшем».














Станислав Кирюшкин
Директор центра



Отзыв о работе системы "Мотив" в интернет-центре КАФЕМАКС.
В
интернет-центре КАФЕМАКС система "Мотив" прошла успешное тестирование в
конце 2009 года.
С 2010 года персонал интернет-центра активно пользуется этой несомненно
полезной программой.
К достоинствам системы следует отнести простоту в
пользовании, удобный и логичный интерфейс.

Основные процессы, для которых применяется"Мотив":

- выдача поручений сотрудникам и контроль исполнения

- формирование отчетов по работе смены

- ведение базы поставщиков и истории работы с ними

- подача и отработка заявок ИТ-отделу, контроль эффективности работы.

При использовании системы "Мотив" удалось повысить эффективность в управлении организации и сократить бумажный документооборот.

Рекомендую пользоваться Мотивом руководителям организаций.












Юрий Владимирович Шнейдмюллер
Генеральный директор



«Система оперативного управления МОТИВ внедрена в нашем предприятии с июля 2006 года и находится на стадии адаптации.



За четыре месяца работы программа зарекомендовала себя как эффективный
инструмент управления текущей деятельностью предприятия.
Система отлично
вписалась в бизнес-среду компании и позволила более четко отслеживать
выполнение задач в оперативном режиме.



Система МОТИВ позволяет прозрачно распределять задачи проектов среди
сотрудников, отслеживать в реальном времени прогресс по каждой задаче,
держать на контроле все текущие вопросы вне зависимости
от их приоритетности.



В сочетании с откорректированной под возможности МОТИВ системой
мотивации персонала, программа демонстрирует превосходные качества
инструмента позволяющего повысить производительность работы сотрудников.

В настоящий момент мы заканчиваем отладку блока МОТИВ позволяющего
замкнуть весь документооборот компании в единую безбумажную систему.
Возможность доступа к веб-интерфейсу из, практически, любой точки
земного шара,
а также опция получения информации об изменении статуса
задач через SMS делает управление предприятием максимально простым
и приятным».












Сергей Михайлович Задиран

Начальник управления информатизации, автоматизации и связи


На этапе выбора средства автоматизации деятельности нашей
компании система «МОТИВ» привлекла нас тем, что в ней гармонично
сочетается большое количество возможностей,
в той или иной степени
представленных в других подобных системах, однако не реализованных в них
как единое целое.

За пять месяцев эксплуатации система зарекомендовала себя как
эффективный инструмент управления текущей деятельностью предприятия,
органично вписалась в бизнес-среду компании,
показала свою эффективность
в выполнении поставленных задач, контроле над текущими вопросами работы
компании с учетом их приоритета.
Особенностью деятельности нашей компании является работа в типовых
инвестиционных проектах.
Наши проекты характеризуются стандартным
набором задач и подзадач, а также аналогичным составом рабочих групп.
Количество таких проектов, находящихся в одновременной разработке, более
ста.
Система «МОТИВ» позволила создать шаблон типового проекта и затем
выполнить копии всех проектов с необходимыми изменениями за очень
короткий срок.

Наличие различных типов группировки всех поставленных перед
сотрудниками задач дает возможность проконтролировать работу в проектах с
любой точки зрения: в рамках отдельного проекта,
по определенной
рабочей группе, по каждому исполнителю в отдельности и т.д. Большое
достоинство системы в том, что она позволяет посмотреть на работу
компании с совершенно разных сторон.

С внедрением системы заметно сократилось количество и
продолжительность планерок и производственных совещаний, поскольку
практически все вопросы оперативно решаются в поставленных задачах.
Даже
за такой короткий срок эксплуатации система позволила сократить рабочее
время сотрудников любого ранга, затрачиваемое на рутинные операции и
поиск необходимых документов, позволяя сконцентрироваться на решении
стратегических, действительно важных для компании задач.

Особенно хотелось бы отметить эффективность работы в специальном
приложении к системе «Информер». Постоянное его присутствие в памяти
компьютера каждого пользователя от руководителя высокого ранга до
рядового исполнителя позволяет в режиме реального времени отслеживать

движение по каждому из проектов и соответственно реагировать на
появление и решение проблем. Гибкая система отправки сообщений
средствами электронной почты и смс-сообщений обеспечивает мгновенное
оповещение пользователей системы о значимых и важных событиях в работе
компании по различным направлениям.

Как показало наше тесное общение с компанией-разработчиком, система
открыта для развития, компания предлагает не просто хороший продукт, но и
учитывает пожелания и предложения своих клиентов.














Соляниченко Н.А.
Директор ВИ МАУП, профессор


«Программный продукт МОТИВ был предложен для ознакомления студентам
специальности "Менеджмент организаций" Винницкого института МАУП на
практических занятиях по дисциплине "Информационные системы и
технологии в менеджменте".

Отзывы пользователей о предложенной программе -
положительные. Среди достоинств системы были отмечены такие, как:

• Работа с программным продуктом МОТИВ не требует специального обучения персонала, т.к. базируется на владении стандартными офисными приложениями.
• Важным элементом дополнительной защиты информации в сети фирмы является наличие цифровой подписи, защищающей весь документ.
• Важна функция мониторинга загрузки персонала.
• Возможность создания настраиваемых маршрутов движения электронных документов внутри фирмы — гибкость системы».

Черемисина Е.Н.

Заведующая кафедрой системного анализа и управления, проректор по компьютерному образованию и информационным системам


«Кафедра системного анализа и управления Государственного
университета "Дубна" выражает искреннюю благодарность и признательность
коллективу МОТИВ Москва за предоставление программного
комплекса оперативного управления МОТИВ для проведения занятий по курсу
"Информационные системы в административном управлении".


Благодаря системе МОТИВ нам удалось не только познакомить
студентов с основными задачами оперативного управления, но и провести
лабораторный практикум по настройке Web-ориентированного программного
обеспечения в среде UNIX на примере системы МОТИВ».
















Love Radio, Радио Дача и X fm



С октября 2009 года мы являемся пользователями системы МОТИВ. Мы
считаем, что задачи, которые стояли перед системой, достигнуты.
Особенно, на наш взгляд, система обеспечивает прозрачность и
управляемость бизнес-процессов. Переход от бумажных форм внутреннего
документооборота к электронному был практически безболезненным. Добавим,
что система МОТИВ эффективна в управлении процесса выполнения задач.
Преимущество системы отмечаем в том, что в некоторых отделах МОТИВ
используется как СRM-система.














Ateshgah Страхование


С приобретением системы «МОТИВ» наша компания привела в порядок
архивы электронных документов, а самое главное стало легче просматривать
маршруты и сроки выполнения задач по подразделениям.











МСУ-1


Наша компания искала систему электронного документооборота.
Ознакомились со многими. Но остановились на системе "МОТИВ". В первую
очередь, она позволила нам упростить работу с проектами. Сотрудники
компании быстро и без труда освоили функционал. Во вторую очередь были
настроены документы, которые используются чаще всего (входящие/исходящие
письма, приказы, договора). И это лишь малая часть того, в чем помогла
система "МОТИВ". Приятно, что за вполне адекватные деньги можно получить
столько полезного функционала в одной системе.








Сергей Каруев
ОАО "ИнфоТеКС Элиста Телеком"


С 2005 года наша компания использует программный продукт «Мотив» как в
качестве электронного документооборота, так и в качестве контроля за
исполнением поручений.
Функционал программы используется полностью. В настоящее время работа
без «Мотива» уже просто не представляется возможной, так как:

1. Работа с данным программным продуктом не требует специального обучения персонала, т.к. базируется на владении стандартными офисными приложениями.
2. Упростился процесс назначения резолюций к документам, автоматизировались регистрация и поиск в документообороте. Уменьшился объем документов на бумажном носителе, на смену которому пришли документы в отсканированном электронном виде.
3. Снизилось время прохождения документов по цепочке исполнения и согласования, что значительно экономит время сотрудников, а, следовательно, и средства компании.
4. Работа с задачами позволяет руководителю в режиме реального времени контролировать действия подчиненных, просматривать подготовленные в рамках задачи документы, контролировать сроки исполнения поручений.
5. Подчиненные, в свою очередь, наглядно видят поставленную задачу, отслеживают получение новых и могут более рационально планировать своё время исходя из расставленных руководителем приоритетов.

Особенно хотелось бы отметить эффективность работы в специальном
приложении к системе «Информер», которое делает работу «Мотива» наиболее
эффективной. Гибкая система отправки сообщений средствами электронной
почты и смс-сообщений обеспечивает мгновенное оповещение пользователей
системы о значимых и важных событиях в работе компании по различным
направлениям.


И это только малая часть наших клиентов.
С Уважением компания "Rescona Group" официальный партнер в Казахстане и Средней Азии компании "МОТИВ - Москва".

Здравствуйте!
Данное сообщество было создано с целью ознакомления и внедрения данной программы в компании штат сотрудников которых начинается от 20 человек до нескольких сотен.На все интересующие вопрос я с удовольствием отвечу.


С Уважение "Rescona group".
Менеджер Руслан Сахибович.